Главная задача проектного менеджера — успешно выполнить проект: в срок, в рамках оговоренных ресурсов и в соответствии с техническим заданием. Проектный менеджер — это управленец, который берет на себя все организационные работы. Чем проект сложнее, тем больше потребность в таком управленце, потому что иначе команда не сможет контролировать сама себя.
А кто же такой проджект-менеджер? Чаще всего так называют специалистов из IT-сферы, которые планируют разработку приложения и контролируют все ее этапы. Управление проектами встречается и в других сферах: например, в кино этим занимаются режиссеры, в музыке — продюсеры, в строительстве — архитекторы, а в ведении коммерческих блогов — главреды. Наш материал именно об управленцах в IT.
Расскажем:
какие задачи и обязанности у проектного менеджера;
что требуют проектного менеджера для эффективной работы;
какие методологии применяют проектные менеджеры для управления проектами.
Если вы ищете работу в digital — изучите вакансии на сайте Workspace. Мы единственная тендерная площадка в сфере digital, на которой размещаются не только разовые задачи и вакансии, но и крупные тендеры для агентств. Создайте резюме на Workspace, чтобы откликаться на подходящие задачи и вакансии.
Проектный менеджер (или проджект-менеджер) — единственный юнит, который вовлечен во все этапы работы над проектом: от первичных переговоров с заказчиком до сдачи проекта. Фундаментально проектное управление делится на пять этапов. Рассмотрим в общих чертах, какие функции выполняет проектный менеджер на каждом из них.
Классическая схема этапов управления проектами
Инициация
Инициация проекта — это определение его концепции, на которой он обретает первоначальную форму.
Задачи проектного менеджера на этапе инициации:
определение заинтересованных сторон проекта;
первичные переговоры с заказчиком;
сбор требований к проекту отзаказчика;
определение примерных сроков и бюджетов;
согласование рамок проекта с заказчиком и заинтересованными лицами.
Планирование
На данном этапе проектный менеджер составляет подробный план работ.
Задачи проектного менеджера на этапе планирования:
сбор проектной группы внутри штата компании, определение сильных и слабых сторон команды;
переговоры с подрядчиками на аутсорсе, если в штате нет нужных специалистов;
составление ТЗ и его согласование со стороной заказчика;
дробление технического задания на отдельные подзадачи;
назначение исполнителей на проектные задачи;
планирование возможных рисков;
точный расчет сроков и бюджета на выполнение проекта с учетом рисков;
согласование плана работ и бюджета со стороной заказчика;
составление договора и сопроводительной документации.
Исполнение
К данному этапу относится работа проектной группы над поставленными задачами.
Задачи проектного менеджера на этапе выполнения работ:
постановка задач участникам проектной группы и установка сроков;
формирование отчетности.
Мониторинг
Данный этап идет параллельно с этапом «Исполнение». К мониторингу относятся задачи, относящиеся к контролю хода выполнения работ.
Задачи проектного менеджера на этапе мониторинга:
оценка прогресса выполнения задач;
работа с отклонениями от рамок бюджетов и сроков;
проработка возможного наступления рисковых ситуаций;
регулярная коммуникация со стороной заказчика, отправка отчетности о ходе работ;
регулярная коммуникация с проектной группой;
возможная корректировка задач в зависимости от фидбека заказчика или проектной группы;
решение форс-мажоров, возникших на стороне исполнителя (замена сотрудника).
Завершение
На заключительном этапе проектный менеджер отрабатывает возможные возражения заказчика, передает ему готовый продукт и фиксирует успех или неудачи проекта.
Задачи проектного менеджера на этапе завершения работы над проектом:
презентация готового проекта стороне заказчика;
работа с возможными возражениями, сбор замечаний;
формирование задач для проектной группы на основе замечаний заказчика или отработка возражений по условиям договора и сопровождающей документации;
передача готового проекта стороне заказчика;
ретроспектива работ над проектом, выявление инсайтов;
архивация работ над проектом.
Бывает, что проектный менеджер дополнительно выполняет функции тимлида или аналитика. Чаще всего это происходит в небольших компаниях, где в штате нет проектного менеджера с узким набором задач. Это не очень хорошо: проектный менеджер должен быть полностью сосредоточенным на стратегическом планировании, ведении документации, отчетности и коммуникациях.
Читайте также:
Что делать проджект-менеджеру, чтобы эффективнее управлять проектами
Работа проектного менеджера требует стрессоустойчивости, набора навыков, соответствующих области реализации проекта, и постоянного обучения. В этом плане куда проще ремесленникам: например, разработчикам, тестировщикам или дизайнерам. У них нет такого разнообразия задач, требований к soft-skills и необходимости разбираться в смежных дисциплинах. Хороший проджект-менеджер должен хотя бы поверхностно знать, как решаются все задачи в ходе выполнения проекта.
Стратегическое планирование. Проджект должен видеть картину проекта полностью, уметь разбивать ее на малые части, предвидеть различные сценарии развития событий.
Коммуникабельность. Нужно уметь общаться с заказчиком и командой на их языке, а также выступать посредником между сторонами. Проектный менеджер должен уметь «продавать» решения команды заказчику, вести деловую переписку и обладать харизмой.
Высокий эмоциональный интеллект. Включает контроль эмоций в стрессовых ситуациях, развитую эмпатию и способность вдохновлять других людей, если они упали духом.
Находчивость. Хороший проджект умеет выкрутиться из форс-мажорных ситуаций. Например, найти замену заболевшему сотруднику или быстро устранить последствия провала.
Знания в области психологии. Хорошую эмпатию желательно подкрепить теоретическими знаниями психологии, чтобы еще эффективнее коммуницировать с людьми.
Дисциплина и ответственность. Проджект обязан задавать рабочий ритм команде и заказчику, а для этого он должен уметь контролировать себя.
Обучаемость. Каждый проект будет по-своему уникален. Например, для разработки могут задействовать ранее неиспользованные инструменты, особенности которых потребуется изучить и учесть.
Флексит проект
Знания технологий и методологии разработки. Без этого навыка проджект-менеджер не сможет эффективно планировать задачи. Он не сможет оценить сложность выполнения задачи, выделить для нее нужный ресурс и отследить качество выполнения работы. Также проектный менеджер должен обладать навыками тестировщика, чтобы проверить качество выполнения работ.
Финансовый менеджмент. Менеджер должен грамотно управлять бюджетом, чтобы сделать работу над проектом выгодной для участников команды, агентства и заказчика.
Знание методов управления проектами. В планировании IT-проектов используются методы управления Agile и Scrum, экстремальное программирование и прочее. В зависимости от специфики проекта и команды проджект должен выбрать тот метод, который позволит эффективно задействовать ресурсы и успешно выполнить проект. Все методы объединяются в две общие методологии управления проектами: Waterfall и Agile. Чуть позже расскажем о них подробно.
Ведение документооборота. Проектный менеджер составляет договор на разработку, документирует границы проекта, создает и оформляет технические задания, отчетность.
Знание теории управления рисками. Сюда входят методы и подходы, направленные на идентификацию, анализ, оценку, управление рисками, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта.
Методы управления проектами, которые используют в своей работе проджект-менеджеры, нужно рассмотреть подробнее.
В управлении проектами есть стандарты, которыми пользуются проектные менеджеры при планировании работ. Иначе их можно назвать методологиями. Существует два основных типа методологий, которые включают в себя конкретные методы или фреймворки. Существуют и онлайн-сервисы для управления проектами, чаще всего они содержат инструменты для реализации обеих методологий.
Какие методологии для управления проектами существуют:
Waterfall (каскадный метод);
Agile (гибкий метод).
Waterfall (каскадный метод) — это так называемый классический подход к управлению проектами. Метод предполагает разделение выполнения проекта на 5 отдельных этапов: определение требований, проектирование, разработку, тестирование и внедрение. Этапы выполняются последовательно, один за другим. При использовании этой методологии проектная команда не может вернуться к выполнению предыдущего этапа, поэтому в разработке ее используют все реже.
Методология Waterfall
В Waterfall чаще всего используют такие методы PRINCE2, PMBOK и диаграммы Ганта. В диаграммах гзадачи могут выполняться параллельно — тогда это уже будет не Waterfall, а Agile.
Примерно так может выглядеть диаграмма Ганта с учетом методологии Waterfall в Google-таблицах
Agile (гибкий метод) — более современная методология управления проектами, которая поддерживает параллельное выполнение задач и возможность вернуться к предыдущему этапу. Такой подход акцентирует внимание на гибкости, сотрудничестве участников команды и быстрой адаптации к изменениям. Agile-методов много, но самые популярные это Scrum и Kanban.
Scrum — это метод, при котором рабочие процессы делятся на отдельные спринты. Спринтом может быть определенный отрезок времени. Например, неделя. Проектный менеджер фиксирует задачи в спринте и распределяет их между участниками команды. Потом спринт начинается, команда работает, менеджер следит за выполнением задач и после спринта подводит его итоги.
Пример спринта в Jira
Kanban — это метод управления рабочими процессами, в котором используется доска с колонками и карточками для отслеживания задач. Скорее всего, вы видели канбан в Trello или «Битрикс24». От Scrum отличается фокусом не на временных отрезках, а на отдельных задачах.
Пример канбана в «Битрикс24»
Есть и другие методы и фреймворки: XP (экстремальное программирование), Lean, CPM, p3express и другие. Все они предназначены для упорядочивания и контроля рабочих процессов.
И Waterfall-, и Scrum-методы поддерживаются российскими CRM-системами «Битрикс24», AmoCRM и «Мегаплан». Можно работать и не переживать, что сервис прекратит свою деятельность.
Читайте также:
Как организовать работу удаленных и распределенных команд: правила и подборка сервисов
Если у вас есть вопросы или наблюдения по теме статьи, ждем ваши комментарии.
Подпишитесь на ежемесячную рассылку Workspace
Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.
Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.
