Ко всем материалам
#Менеджмент

Как эффективно управлять проектами: 10 полезных советов чтобы выстроить работу команды и прокачаться самому

316 
 

Любая компания — это проект, каждое направление бизнеса внутри компании — проект, и работа с конкретным заказчиком тоже проект. Пока таких проектов немного, а бизнес только начинается, все задачи руководитель может держать в голове. По мере роста бизнеса возникает необходимость в поиске проджект-менеджеров, одного или нескольких, для передачи им управления проектами. Проектный менеджмент — отдельная непростая работа, которая помогает повысить эффективность взаимодействия в команде и быстрее получать конечный результат. Разберемся, что такое управление проектами и что можно сделать проджект-менеджеру чтобы улучшить показатели бизнеса и собственные компетенции.

Коротко о главном

Проекты — ограниченные по времени комплексы мероприятий, каждый из которых предполагает достижение конкретного результата. Например, разработать маркетинговую стратегию для компании А — проект; создать федеральную сеть химчисток — тоже проект; отличия в направленности и в масштабах.

Проджект-менеджер — многорукий многоног, который должен держать в голове десятки подзадач проекта, распределять и знать зону ответственности каждого члена команды, управлять коммуникацией и мотивировать команду работать больше, лучше, качественнее и быстрее. Это и управленец, и медиатор, и администратор в одном лице. Найти хорошего проджекта не слишком легко — это значимая для бизнеса позиция, от которой зависит его общая эффективность.

Управление проектами — способ организации работы команды так, чтобы выполнить все требования к проекту. Уложиться в бюджет, в конкретные сроки, и достичь стратегической цели.

Задачи, которые решает эффективное управление проектами

Управление проектами — инструмент достижения стратегических целей. Грамотное управление проектами помогает:

  • выделить важные задачи;

  • распределить задачи между людьми с подходящими компетенциями;

  • разделить рабочий процесс на подзадачи, а подзадачи — на этапы;

  • контролировать результаты, дедлайны и бюджет на каждом этапе;

  • упорядочить, а иногда и автоматизировать рутинные процессы;

  • оценить результативность работы и команды в целом, и каждого сотрудника в отдельности.

Стандарты управления проектами

Существуют несколько групп стандартов в области управления проектами. Это:

  • Частные стандарты. Разрабатываются в компании для проектов определенного типа, например, один стандарт для проектов по созданию сайтов, другой — по их продвижению, третий — по запуску рекламных кампаний в «Яндекс.Директе».

  • Корпоративные стандарты. Это общие стандарты для конкретной организации/корпорации, или единая система проджект-менеджмента. Определяет, как правило, общую политику, классификацию проектов, систему оценки результатов. Может включать также детальные описания процессов в виде методической документации.

  • Общественные стандарты. Разрабатываются и применяются в обществах специалистов в какой-либо отрасли, например, в генной инженерии или в медицине (даже клятву Гиппократа можно считать примером такого общественного стандарта).

  • Международные стандарты. Это стандарты управления проектами, созданные в какой-то одной стране, но благодаря высокой эффективности применяемые во многих странах. Пример такого стандарта — пожалуй, самый известный — PMBOK (Project Management Body of Knowledge). А его современная и нестандартная альтернатива — SCRUM.

Стандарт управления проектами РМВОК

Стандарт РМВОК был принят Американским национальным институтом стандартов для обеспечения управления проектами в космической отрасли и оборонной промышленности еще в 70-х годах прошлого века. Сегодня стандарт получил мировое признание — он используется в 160 странах, в том числе и в России. РМВОК описывает полный жизненный цикл проекта, разбирает его на процессы, а процессы делит на группы. Вот такие:

  • Инициация. На этом этапе определяются цели, рассчитывается бюджет, прогнозируются сроки, назначается руководитель проекта. Чем более масштабен проект — тем тщательнее необходимо отработать этот этап.

  • Планирование. Этап определяет, как именно будет реализован проект. Утверждается перечень работ, расставляются приоритеты, определяются критерии для оценки эффективности работы, распределяется бюджет. Собирается команда, распределяются обязанности, и для каждой задачи внутри проекта назначается дедлайн (срок выполнения).

  • Исполнение. Здесь все очевидно — это реализация всех операций, занесенных в план. Начиная от знакомства проектной команды до определения системы мотивации участников.

  • Мониторинг и управление. Суть процессного подхода РМВОК — контроль каждого этапа, а не только конечного итога работы. Такой подход позволяет быстро выявлять ошибки, видеть узкие места, и корректировать действия команды или отдельных сотрудников.

  • Завершение проекта. Это сдача проекта заказчику, подписание итоговых документов, получение обратной связи, глобальная оценка качества работ по проекту, выводы, которые пригодятся в будущем.

Как эффективно управлять проектами: 10 полезных советов чтобы выстроить работу команды и прокачаться самому Читайте также: 7 советов для тех, кто ищет проджект-менеджера, отвечающего за сайт компании

Стандарт управления проектами SCRUM

SCRUM — это совершенно неклассическая система управления проектами, где роль команды становится определяющей; чаще всего используется в сфере digital. Принципы SCRUM — командная работа короткими итерациями-спринтами, и свобода делать то, что люди считают правильным. С одной оговоркой: с готовностью взять на себя ответственность за результаты собственных действий. Проджект в этом случае контролирует сроки и бюджеты, организует совместную работу, но оставляет больше свободы каждому участнику команды.

В команде в этом случае обязательно участвует SCRUM-мастер. Он следит за реализацией проекта, проводит короткие собрания (Scrum meetings) на которых выявляет проблемы, ктуальные здесь и сейчас, и помогает найти пути их решения. На экспресс-собрании каждый член команды отвечает на три вопроса:

  • Что ты делал вчера, чтобы помочь команде успешно завершить спринт?

  • Что ты будешь делать сегодня, чтобы помочь команде успешно завершить спринт?

  • Какие препятствия ты видишь на пути команды прямо сейчас?

Что важно сделать проджект-менеджеру чтобы проект был успешным

Какую бы систему управления проектами не взяла на вооружение компания, от того, как проджект-менеджер владеет ситуацией в очень большой степени зависит успешность каждого конкретного проекта. Вот что может сделать проджект, чтобы дело шло, как по маслу:

Правильно поставить цели и определить задачи

У любого проекта есть цель — она конкретна, измерима, достижима и имеет срок. Варианты «Мы запускаем новый инструмент, который поможет заказчику проекта получать больше прибыли» — не цель, а намерение. Цель может быть сформулирована так: «Мы разрабатываем интернет-магазин, с помощью которого заказчик будет напрямую продавать свою продукцию в розницу и повысит доходность бизнеса на 5-7 %».

Понимая цель, проджект-менеджер определяет задачи, например:

  • собственно разработка сайта;

  • прикручивание к нему платежных систем с возможностью сразу оформить и оплатить заказ,

  • подключение систем сбора статистики;

  • подготовка к продвижению сайта с помощью SEO и контекстной рекламы;

  • передача сайта заказчику.

В сложных проектах цели могут уточняться в процессе реализации, а внутри самого проекта всегда есть промежуточные цели.

Определить этапы реализации проекта

Если вновь обратиться к стандарту управления проектами РМВОК, то каждый проект разбивается на этапы для удобства контроля эффективности: инициация, планирование, исполнение, мониторинг/управление и завершение проекта. Проджект-менеджер определяет конкретное наполнение каждого этапа. Например, в случае с разработкой сайта он расписывает, на каком этапе будет проводиться разработка SEO-оптимизированного контента для всех страниц, включая страницы товарных карточек, а на каком — тестирование, выявление и устранение недочетов. Понятно, что при строительстве торгового центра, или при создании новостного портала, или при выводе на рынок нового продукта наполнение каждого этапа будет совершенно разным.

Проект — живой и сложный процесс; внутри каждого этапа проекта могут быть и корректировки, и изменение приоритетов. Задача проджект-менеджера — снижать риски за счет грамотного управления.

Распределить ключевые роли

По данным исследования FinancesOnline от 2022 года больше 39 % проектных команд состоят из 6-10 человек, и еще 30 % — более, чем из 10 человек.

Как эффективно управлять проектами: 10 полезных советов чтобы выстроить работу команды и прокачаться самому

Скрин-выдержка из исследования

Каждому важно знать свою личную задачу и понимать персональную зону ответственности — так члены команды не будут иметь возможности перекладывать ответственность на других. Распределение ролей позволяет решить эту задачу. На проекте есть:

  • Проджект-менеджер. Отвечает за все — качество, сроки, ресурсы, расходование бюджета, взаимодействие и взаимоотношения в команде.

  • Бизнес-аналитик проекта. Это человек, который помогает определить концепцию проекта, собирает все требования к проекту, тестирует решения, и следит за тем, чтобы результаты работы соответствовали требованиям, определенным на этапе планирования.

  • Спонсор проекта. Имеется в виду человек, который участвует в планировании, принимает ключевые решения в рамках проекта, утверждает бюджет и обеспечивает доступность всех необходимых ресурсов.

  • Участники проектной команды. Специалисты в разных сферах, которые привлекаются к реализации проекта — либо полностью, либо на каких-то его этапах. Это могут быть и штатные сотрудники, и фрилансеры, и привлеченные консультанты. Каждый их них предоставляет экспертизу в своей области. В частности, нужных людей на проекты в сфере digital можно найти в специализированном каталоге WorkSpace, где представлены почти 9 000 специалистов.

  • SCRAM-мастер. Назначается при выборе системы управления проектами SCRUM.

Добиться согласованности действий и взаимопонимания в команде

Группа коллег — это еще не команда. В команду она превращается при определенных условиях:

  • каждый понимает объем и характер работы по проекту;

  • каждый готов и способен планировать выполнение своих задач с учетом бюджета и сроков;

  • каждый вовремя сообщает проджект-менеджеру о проблемах, рисках, отклонениях от плана;

  • каждый сотрудничает с другими членами команды и понимает, что они делают общее дело.

Эффективное взаимодействие внутри команды — непременное условие для успешной работы. Для этого проводятся планерки, летучки, пятиминутки или просто периодические встречи/созвоны команды. Хорошо, если такое взаимодействие будет отчасти неформальным; это значит, что в команду желательно подбирать людей, ценности и мировоззрение которых не конфликтуют.

Вести документацию и учет всех работ по проекту

Чтобы справиться с этой задачей, проджект-менеджеру нужен инструмент, который упорядочит рутину, ускорит обмен информацией и освободит время и ресурс для фокусировки на стратегических целях проекта. Скорее всего, это будет таск-менеджер, или планировщик задач — сервис, ориентированный на управление проектами, например, российский планировщик ЛидерТаск. Он объединяет таск-менеджер и CRM-систему, но в данном случае нам интересны возможности по управлению проектами.

Фишка сервиса — а это приложение, которое может работать с любыми системами, от Windows до iOs — в том, что здесь нет ограничений по вложенности задач. Каждый проект можно разбивать на подпроекты, каждый подпроект — на задачи, каждую задачу — на этапы, и везде назначать отдельных исполнителей. Можно разграничить доступ к задачам между участниками команды, возможно и передавать задачи от одного участник к другому по мере продвижения проекта.

Как эффективно управлять проектами: 10 полезных советов чтобы выстроить работу команды и прокачаться самому

Такие возможности серьезно облегчают контроль для проджекта

Все проекты представлены в виде «деревьев» из папок с вложенными подпроектами и задачами, а, чтобы установить дедлайн задачи, достаточно перетянуть ее на нужный день в календаре. В каждой задаче есть чат, где можно обсуждать ход ее выполнения, прикреплять файлы с комментариями, задавать уточняющие вопросы. С помощью выделения цветом и меток проджект не запутается в задачах и сможет концентрировать внимание на выполнение важных и срочных дел. Все необходимые данные будут находиться в одной системе — ее можно использовать и в режиме офлайн, то есть в отсутствии интернета.

Как эффективно управлять проектами: 10 полезных советов чтобы выстроить работу команды и прокачаться самому Читайте также: Топ-6 планировщиков задач, разработанных в России для российского бизнеса

Прислушиваться к мнению всех участников проектной команды

Брейнштормы или просто обмен мнениями и совместный поиск идей — отличный инструмент, который работает на благо любого дела, в том числе и каждого конкретного проекта. В общении часто выявляются скрытые проблемы и ошибки, которые можно найти и устранить. При общении со спонсором могут выявляться и изменения требований к проекту по сравнению со стартовыми. Все это лучше выявлять, обсуждать и корректировать сразу, не дожидаясь катастрофических последствий.

Как эффективно управлять проектами: 10 полезных советов чтобы выстроить работу команды и прокачаться самому

Брейнштормы — это и командообразование, и поиск эффективных решений

Поддерживать конструктивные отношения с заказчиками проекта

Это значит — задавать вопросы, держать в курсе того, как идут работы над проектом, чтобы любые изменения сроков, задач или планового результата не стали для заказчика неожиданностью. Кроме того, в процессе работы может понадобиться уточнить информацию, цифры, факты, ожидания — за все это тоже отвечает проджект-менеджер. Если коммуникация с клиентом страдает, при сдаче проекта могут возникать серьезные проблемы.

Как эффективно управлять проектами: 10 полезных советов чтобы выстроить работу команды и прокачаться самому Читайте также: Как выявить потребности клиентов: 6 проверенных способов

Мотивировать участников команды

Эффективный проджект-менеджер — тот, кто хорошо знает и каждого участника команды, и инструменты мотивации. Не всегда мотивация — деньги и только деньги, хотя материальные стимулы очень действенны. Кроме них существует еще признание заслуг человека, делегирование ему более важных и амбициозных задач, возможность карьерного роста — все это творит чудеса не хуже, чем денежные премии. Главное — понять, кого и чем можно замотивировать, чтобы и получить от человека максимум пользы, и дать человеку максимум возможностей. Потому что и успех, и неудача проекта зависят от каждого участника команды.

Действовать без фанатизма

Начинающие проджект-менеджеры часто из самых лучших побуждений, из профессионального рвения усложняют простое и отдаляют получение результата. Относиться к проекту необходимо как к важной и ответственной работе — но не преувеличивать его значимость и не ударяться в фанатизм. Помнить, что у всех в жизни бывают и успехи, и неудачи, в любом случае новый проект — это новый опыт, а научившись на собственных ошибках в дальнейшем проджект будет действовать более эффективно, грамотно и осмотрительно.

Серьезно готовиться к презентации проекта

Подготовка и проведение презентации проекта — важная составляющая работы проджекта. Презентация должна быть убедительной, и показывать все преимущества, которые реализация проекта приносит заказчику. Возможно, кроме документации и собственно продукта, над которым работала команда, понадобится графическая презентация с описанием объема выполненных работ и соответствия проекта требованиям, заявленным изначально. Ведь если проект не будет принят, или будет принят с большими оговорками — это станет ударом по всей команде. И при работе над следующими проектами мотивировать людей проджект-менеджеру станет сложнее.

Как эффективно управлять проектами: 10 полезных советов чтобы выстроить работу команды и прокачаться самому Читайте также: Как собрать фидбэк с клиента после проекта

Делаем выводы

Проджект-менеджмент — прогрессивный и эффективный метод управления проектами, а проджект-менеджеру никогда не придется скучать, и всегда будет, куда расти. Чтобы рост шел активнее, убедитесь, что на проекте, над которым вы работаете прямо сейчас, вы сделали все, чтобы повысить его эффективность:

  • Определили цели и задачи проекта.

  • Разбили проект на этапы.

  • Распределили роли в команде с учетом личностных и профессиональных особенностей каждого участника команды.

  • Добились согласованности действий участников и взаимопонимания внутри проектной команды.

  • Ведете документацию и учет всех действий по проекту с помощью современных таск-менеджеров.

  • Проводите брейнштормы и прислушиваетесь к идеям всех участников команды.

  • Поддерживаете здоровые рабочие отношения с заказчиками проекта.

  • Используете инструменты материальной и нематериальной мотивации.

  • Относитесь к проекту ответственно, но без усложняющего всем жизнь фанатизма.

  • Рассматриваете презентацию проекта заказчику как важный этап реализации проекта.

Если все так — пользуйтесь нашими советами, и желаем побольше удачных проектов, которые заказчики будут принимать у вас с радостью и благодарностью.

Разместить

Вакансии

Смотреть все

Выскажите мнение

Спасибо! Подписка успешно оформлена

Подписка

Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.

Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.

319

Похожие статьи