Автоматизация HR-процессов и сокращение сроков КЭДО на 60% для TouchOn

Компания TouchOn – российский разработчик комплексной системы автоматизации инженерных систем. Предлагает программно-аппаратный комплекс по управлению всеми инженерными сетями в рамках единой централизованной системы на базе проводных технологий.

Нам требовалось внедрить систему электронного кадрового документооборота (КЭДО), автоматизировать HR-процессы и обеспечить прозрачное управление кадровыми документами в единой цифровой среде.

Задачи:

1. Обеспечить соответствие требованиям законодательства РФ по КЭДО.

2. Реализовать юридически значимое электронное подписание.

3. Интегрировать решение в существующую IT-инфраструктуру.

4. Обеспечить возможность масштабирования.

Внедрили КЭДО на базе Битрикс24 и сократили срок подписания документов с 3–5 дней до 1 дня.

Кадровые документы обрабатывались вручную и хранились в разных источниках, что усложняло доступ и контроль документов. Мы внедрили КЭДО на базе Битрикс24 и перевели кадровый документооборот в цифровой формат.

В результате все кадровые документы формируются и хранятся в единой системе, обеспечено централизованное хранение и архивирование, а доступ к документам разграничен по ролям сотрудников.

Ручное оформление заявлений и создание приказов занимало много времени и увеличивало нагрузку на HR. Мы настроили автоматизированные бизнес-процессы:

— цифровые заявления на отпуск с автоматическим запуском согласования,

— автоматическое формирование приказов на основании утвержденных заявлений,

— постановка задач участникам процесса на каждом этапе.

Исключена ручная обработка документов, одновременно снизилась нагрузка на HR и бухгалтерию, а обработка кадровых операций заметно ускорилась.

Отсутствие единой системы согласований приводило к задержкам и потере контроля над статусами документов.

Мы реализовали маршруты согласования между сотрудниками, руководителями и HR:

— Настроили последовательные этапы согласования.

— Внедрили автоматические уведомления.

— Реализовали контроль сроков подписания документов.

Все этапы согласования теперь фиксируются в системе, исключены потери документов, а дисциплина исполнения задач значительно повысилась.

Подписание документов требовало физического присутствия или пересылки файлов, что замедляло процессы. Мы настроили встроенную электронную подпись Битрикс24:

— Обеспечили соответствие требованиям законодательства РФ.

— Реализовали подписание документов внутри системы.

— Исключили необходимость бумажного документооборота.

Подписание документов ускорилось, операционные риски снизились, а юридическая значимость всех кадровых документов обеспечена в полном объеме.

При росте компании существующие процессы не обеспечивали необходимую гибкость и устойчивость. Обеспечили стабильную работу процессов:

— провели аудит текущих процессов,

— спроектировали схемы согласования,

— настроили шаблоны документов,

— внедрили регламенты работы с КЭДО,

— провели обучение сотрудников.

В итоге система адаптирована под требования бизнеса и законодательства, обеспечена готовность к масштабированию, а сотрудники быстро освоили новые процессы.

Внедрение КЭДО на базе Битрикс24 позволило системно автоматизировать кадровые процессы и повысить управляемость компании.

1. Сократили время согласования отпусков на 60%.

2. Уменьшили срок подписания документов с 3–5 дней до 1 дня.

3. Снизили нагрузку на HR на 40%.

4. Исключили потерю документов — 100% фиксация статусов.

5. Перевели кадровый документооборот полностью в цифровой формат.