Цифровой университет в СибГМУ на платформе «1С»

Цели проекта:

1. Внедрение и использование информационных технологий для учебного, лечебного, научного, хозяйственного и административного процессов университета.

2. Создание цифровой экосистемы университета, управление которой основано на данных, при этом сохраняется прозрачность всех внутренних процессов. Разработка портала по управлению, развитие системы личных кабинетов и их интеграция с внутренними системами на базе программного продукта «1С:Университет ПРОФ» в СибГМУ

3. Повышение эффективности работы университета за счет создания единого информационного пространства.

В рамках внедрения модели «Цифровой университет» и реализации программы стратегического академического лидерства «Приоритет 2030» предстояло решить следующие задачи по внедрению ПП «1С:Университет ПРОФ» как мастер-системы, по разработке портала по управлению, развитию системы личных кабинетов и интеграции с внутренними системами университета:

- Осуществить внедрение доработанной под процессы системы «1С:Университет ПРОФ».

- Разработать раздел личного кабинета «Портфолио студента» во внутренних системах университета.

- Разработать раздел личного кабинета студента «Справки».

- Разработать сервис электронных заявок, интегрированных в информационную систему «Личные кабинеты СибГМУ» для функционала администратора и персонала.

- Разработать портал для управления персоналом и личный кабинет соискателя, а также модули «Электронные ознакомления» и «Согласование заявок посетителей» для информационной системы «Личные кабинеты СибГМУ».

- Перенести сведения бухгалтерского учета, кадрового учета и данных для расчета заработной платы в единую информационную систему.

- Исключить двойной ручной ввод данных.

- Обеспечить единое информационное пространство бухгалтерского учета.

- Обеспечить отслеживание истории начислений и оплат.

- Обеспечить оплату услуг в онлайн-режиме.

- Обеспечить просмотр профиля (основную информацию о себе), расчетных листов, портфолио, новостей, календарных мероприятий, расписаний, успеваемости, рейтинга, показателей эффективности, статистики.

- Обеспечить оперативную отправку заявлений, обращений, заявок и получение уведомлений.

- Обеспечить Получать доступ к локальным нормативным актам по общей деятельности и прочее.

- Для предоставления данных о научных достижениях и публикациях в личные кабинеты проведена доработка «1С:Университет». В системе настроен сбор показателей по научной деятельности, диссертационной, в рамках грантов и публикации. На основании этих данных, в том числе, происходит расчет показателей эффективности сотрудников. Подсистема расчета показателей была разработана отдельно, показатели рассчитываются и аккумулируются на основании данных нескольких систем, как на базе платформы «1С», так и на других платформах.

Сибирский государственный медицинский университет — отраслевой лидер в сфере здравоохранения и третий в рейтинге лучших медицинских вузов России. На сегодняшний день в вузе обучаются более 8,5 тысяч студентов из 61 региона России и 39 стран.

До начала работы над проектом цифровая система СибГМУ представляла собой лоскутную автоматизацию части бизнес-процессов на базе разнородных программных решений. Связь между ними отсутствовала или осуществлялась за счет сервисов интеграции с периодическим обменом данными, из-за чего происходила задержка их обработки.

Основные проблемы:

- отсутствие единой системы взаимодействия с различными целевыми аудиториями (школьник, абитуриент, студент, выпускник, сотрудник, пациент);

- отсутствие интеграции между различными программными продуктами;

- временной ресурс сотрудников расходовался менее эффективно;

- отсутствие единой мастер-системы сбора, хранения, обработки данных.

Для решения перечисленных задач была выбрана платформа «1С:Предприятие 8». При помощи программного продукта «1С:Университет ПРОФ» были разработаны новые программные модули по автоматизации процессов вуза, в частности система KPI сотрудников.

Все решения 1С (1С:Университет, 1С:Документооборот, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, 1С:Бухгалтерия государственного учреждения) были доработаны под процессы медицинского университета с учетом отраслевой специфики, настроена интеграция.

За 2022 год удалось добиться 100% доступа студентов и сотрудников к системам. Были созданы:

- единая система личные кабинетов со 100% доступом студентов и сотрудников к системам;

- портал дополнительного образования;

- HR-портал;

- календарь мероприятий;

- портфолио студентов;

- единая система заявок;

- личное портфолио научного сотрудника.

Система личных кабинетов интегрирована с решениями 1С и внутренними системами университета. Это единое информационное пространство для всех категорий пользователей — сотрудников, студентов, преподавателей, заказчиков целевого обучения, родителей (в случае несовершеннолетних), для сотрудников клиник.

Через программы и системы в СибГМУ налажено взаимодействие с различными целевыми группами — от абитуриентов до сотрудников. Например, пациенты могут получать информацию или воспользоваться медицинскими услугами через специальный сайт клиник. Коммуникация со студентами проводится через мобильное приложение и образовательную платформу «МедКласс». Для большинства целевых групп доступен корпоративный портал, где для каждого пользователя создан личный кабинет с разным функционалом.

В целях внедрения системы личных кабинетов необходимо было реализовать комплексный подход к системе авторизации пользователей, с использованием данных системы кадрового учета «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», «1С:Университет» и службы каталогов Microsoft Active Directory. В системах учета настроены матрицы ролей пользователей и систем, средства Active Directory используются для ведения единой авторизации во всех системах. Доработка систем на базе «1С» и на других платформах, позволила реализовать сквозную авторизацию в информационных системах вуза. На основании кадровых событий, приказов по движению контингента пользователям присваиваются соответствующие доступы в системы, данные об этом передаются в Active Directory и используются для организации доступа в системы вуза. Эти данные передаются в СКУД для управления доступом на территории вуза.

В результате цифровизации у СибГМУ появились веб-сервисы, личные кабинеты, сайты онлайн-консультаций, мобильное приложение и электронный документооборот. Многие роли пользователей сервисов пересекаются: студент может быть ученым, врач — преподавателем, родитель — пациентом и т.д. Пользователи могут быстро сориентироваться и найти нужную информацию.

Внедрение программного продукта «Личный кабинет» позволило достичь основной цели — повышения эффективности работы университета.

У целевой аудитории появился доступ к цифровым сервисам. Благодаря этому с сотрудников университета была снята нагрузка по выполнению рутинных задач. В целом, качество предоставляемых услуг повысилось. Качество коммуникации с пользователями улучшилось, поскольку были выстроены каналы получения обратной связи.

Полный список результатов:

- Внедрено несколько крупных функциональных блоков, каждый из которых состоит из одной или нескольких подсистем.

- Внедрено несколько (более десяти) подсистем общего пользования (например, подсистема безопасности).

- Разработано и внедрено несколько (более пяти) новых подсистем (например, "Общежития", "Договоры", "Научные достижения").

- Для автоматизации ранее не автоматизированных бизнес-процессов вуза разработано и внедрено в деятельность системы более 30 новых документов, более 50 новых справочников, более 80 новых регистров.

- Разработано более 50 сервисных обработок разного назначения.

- Потребителей информации, генерируемой системой, пользователей, взаимодействующих с системой посредством веб-личных кабинетов или сервисов коммуникации — более 15000 человек: абитуриенты, подающие заявления через личные кабинеты, получающие сведения о приеме, заключающие дистанционно договоры (более 10 000 человек), сотрудники вуза, заключающие договоры найма, получающие сведения в личном кабинете, взаимодействующие в части учебного процесса (более 1000 человек), студенты вуза, взаимодействующие в части учебного процесса, заключившие договоры обучения и найма, получающие услуги и т. п. (более 10 000 человек) и иные категории потребителей информации.

Структура и принципы взаимосвязи в пределах контура проекта:

- Обеспечено бесшовное взаимодействие функциональных блоков в части генерации данных и обмена данным. Реализован жесткий контроль над точками получения и редактирования данных (структура потоков данных между функциональными блоками представлена на иллюстрации).

- Внедрены надежные механизмы верификации и контроля над целостностью данных, включая получаемые данные из внешних систем.

- Внедрены механизмы контроля доступа к данным, генерации и редактирования данных.

Проведена интеграция с информационными системами и информационными порталами вуза:

- Официальный сайт вуза — выгрузка актуальных данных для информирования пользователей.

- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» — обмен сведениями о договорах, начислениях и платежах.

- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» — обмен сведениями о сотрудниках вуза, штатных ставках, договорах ГПХ, временных отсутствиях и др.

- Система личных кабинетов (сотрудники, ППС и НПР, студенты, слушатели ДПО) — обмен актуальными данными с учетными системами ВУЗа.

- ЛК Сотрудника — обмен сведениями о распределении поручений, кадровыми и расчетными данными и др.

- ЛК Студента — обмен сведениями о студенте и обучении, сведения о договорах (реквизиты, платежи, начисления, задолженности) и др.

- ЛК ППС и НПР — обмен сведениями о научной деятельности и достижениях, публикациях, фиксирование успеваемости и т.п.

- Система электронного документооборота — обмен сведениями о приказах, движении приказов, состоянии приказов, ответственных, обмен скан-копиями документов и т.д.

- СКУД — обмен сведениями о физлицах, состоянии обучения и проживания, доступных для посещения территориях и т.д.

- CRM — выгрузка сведений об абитуриентах, их заявлениях, состоянии абитуриентов и иные сведения.

- Moodle — интеграция в части ДПО, из отдельного ЛК пользователь бесшовно переходит туда для прохождения курсов.

- Онлайн-консультации и сайты клиник.

Внедренные программные продукты:

- 1С:Университет

- АРМ сотрудников приемной комиссии

- АРМ учебно-методического управления

- АРМ научно-исследовательского отдела

- Личный кабинет сотрудника (API)

- Личный кабинет студента (API)

- Личный кабинет преподавателя (API)

- Личный кабинет заказчика (API)

- Личный кабинет выпускника (API)

- KPI сотрудников и преподавателей