Как мы объединили заявки из разных источников в одном корпоративном чате

"Авиценна" — центр традиционной стоматологии в Челябинске, который получает обращения пациентов через формы на сайте avicenna74.ru.

Раньше заявки уходили на почту, из-за чего их обработка зависела от ручного контроля администраторов. Часть писем могла затеряться, ответы задерживались, а руководство не видело общую картину: сколько заявок поступило, кто их взял в работу и как быстро они обрабатываются.

Клиенту требовалось перевести поток заявок в единое пространство — корпоративный чат, где находятся администраторы и руководство. Так команда могла бы видеть новые обращения сразу после отправки формы, быстрее реагировать и контролировать их обработку в реальном времени.

Автоматизация передачи заявок через n8n

Для "Авиценны" мы настроили интеграцию, которая автоматически передаёт заявки из CRM в корпоративный чат МАКС. После отправки формы данные сразу попадают туда, где их видят администраторы и руководство.

Логика работы:

1. Приём заявки. Данные поступают через защищённый вебхук.

2. Обработка. Система разбирает входящие данные и выделяет имя пациента, телефон и комментарий.

3. Форматирование. Информация приводится к единому виду и превращается в понятный для чата текст.

4. Отправка. Готовое сообщение мгновенно уходит в корпоративный мессенджер.

5. Подтверждение. CRM получает подтверждение, что заявка принята.

Система автоматически извлекает из заявки имя, телефон и комментарий клиента, приводит данные к единому формату и отправляет готовое сообщение. После доставки внешняя система получает подтверждение о приёме заявки. Весь процесс занимает несколько секунд и проходит без участия сотрудников клиники.

Первый результат

• Путь заявки от CRM до корпоративного чата составил 1-2 секунды

• Отсутствие ручного копирования данных и связанных с этим ошибок

• Стала доступна настройка фильтрации и приоритета заявок

Обратная связь от заказчика: “Сейчас с сайта в чат приходят заявки, это удобно. И я вижу как быстро их отрабатывают“.

Отдельное решение для заявок из Яндекс Бизнеса

После подключения рекламной подписки в Яндекс Бизнесе у клиники появился новый источник заявок. Но первый же лид из этого канала не попал в общий чат, поэтому его обработка заняла больше времени.

Стало понятно, что разработанный сценарий здесь не подходит. Заявки из Яндекс Бизнеса нельзя было просто забирать из почты: в письме не было имени, телефона и комментария клиента. Уведомление содержало только ссылку на личный кабинет, где уже хранилась вся нужная информация.

Браузерный парсер с эмуляцией действий пользователя

Чтобы воспроизвести поведение живого пользователя, была собрана трёхслойная система.

• Эмуляция браузера. Chromium с активным профилем, сохраняющим сессию. Playwright-стелс скрывает автоматизацию, подменяет необходимые параметры, имитирует поведение человека.

• Управление авторизацией. Система проверяет статус сессии, использует сохранённые куки-файлы или производит автологин со случайными задержками по времени. Здесь работает стратегия "золотого профиля": авторизация выполняется человеком один раз, профиль переносится на сервер и осуществляет работу в фоновом режиме.

• Перехват сетевых запросов. Вместо прямых API-вызовов парсер перехватывает реальные запросы браузера при загрузке CRM, извлекает заголовки и параметры, затем выполняет fetch внутри авторизованной страницы — с родными cookies и credentials.

Как работает парсер

Цикл запускается один раз в час. Парсер авторизуется в Яндекс Бизнесе, берёт себе все заявки с пагинацией, фильтрует уже обработанные, формирует стандартный payload и отправляет в тот же вебхук n8n — в общий чат МАКС. При возникновении ошибки — уведомление на отдельный webhook. Сессия продлевается каждые 30 минут, чтобы не слетела авторизация.

• Заявки с сайта клиники и из Яндекс Бизнеса поступают в один общий чат

• Появление единого рабочего окна и интерфейса

• Система сохраняет стабильность даже при изменениях на стороне Яндекса, адаптация происходит за счёт браузерной эмуляции

• Пропала необходимость в монотонном копировании информации из почты или личного кабинета

Клиент получил гибкую платформу по обработке входящих заявок из разных источников. Сайт, CRM, Яндекс Бизнес — вся информация поступает в корпоративный чат. Заявки сразу попадают к менеджерам, руководство контролирует их обработку, а обращения не теряются и остаются в едином потоке.