Подключение КЭДО + Госключ для HR-отдела и CRM для проектов в Битрикс24 для аналитического агентства

Цель. Перевести кадровые процессы и управление проектами в цифровое пространство, используя возможности КЭДО и CRM в Битрикс24.

Задачи проекта

1. Настроить кадровый документооборот, исключив бумажные формы и ручную обработку;

2. Настроить проектную воронку в CRM для управления проектами и обеспечить гибкость этапов;

3. Исключить риск просрочки документов и задач благодаря автоматическому контролю сроков;

4. Освободить специалистов от рутинных операций, направив их фокус на стратегические задачи.

1 этап. Внедрение КЭДО в HR-отдел

Квалифицированная электронная подпись (КЭДО) — основной рабочий инструмент для подписания трудовых договоров, приказов, заявлений и прочих кадровых документов.

Результат: сроки подписания и согласования процессов сократились в 1,5 раза.

2 этап. Настройка Бизнес-процессов

Настроили шаблоны процессов для быстрого запуска:

• заявление о приеме на работу;

• заявление об увольнении;

• заявление на отпуск;

• другие внутренние процессы.

Результат: процессы запускаются быстрее, исключены ошибки и рутина.

3 этап. Настройка чатов и уведомлений

Чаты стали каналом общения между сотрудниками и HR-отделом.

Автоматические уведомления и напоминания система присылает для оповещения об окончании срока действия договора, необходимости обновить документ, подписать соглашение.

Результат: важная информация передается быстрее, процессы понятны и прозрачны.

4 этап. Настроили аналитику

HR-специалисты могут отслеживать сроки, статусы и загрузку по каждому сотруднику. 

5 этап. Настроили воронку СRM для проектов

В ней работают менеджеры и руководители, а каждый этап автоматически формирует задачи и контролирует сроки.

Настроены ключевые этапы:

• Подготовительный этап

• Начало выполнения проекта

• Контрактация и подготовка

• Подготовка к сбору данных

• Сбор данных

• Обработка данных

• Подготовка отчета

• PR-сопровождение

Также здесь предусмотрены отказные ветки для случаев, когда проект приостановлен или отменён.

Для этого настроены стадии:

• Закрытие проекта

• Оплата получена

• Пауза (анализ причин)

• Реализация проекта отмены

• Закрытие проекта в 1С

Система интегрирована с 1С, поэтому все данные синхронизируются и доступны в едином контуре.

Создание сделки. Как только она появляется на первом этапе, в системе автоматически создаётся проект. В карточке сделки появляется ссылка и менеджер может перейти в проект в один клик.

При переходе на следующий этап система запрашивает обязательные данные: тему проекта, даты начала и завершения. Эти параметры критичны — они формируют план работ и влияют на сроки всех последующих задач.

Важно: если на этапе указано, что требуется, например, разработка инструментария, система потребует ввести сроки этого этапа. Если не требуется — поле пропускается.

Результат: гибкая система, которая помогает не перегружать процесс лишними шагами.

Как только все сроки заполнены, система автоматически формирует задачи в проекте. Каждая задача привязана к конкретному этапу и исполнителю. И только после их выполнения сделка может перейти дальше.


Так работает автоматизация: менеджер не перетаскивает сделку вручную. Система сама контролирует прогресс. Если задача просрочена — крайние сроки проекта сдвигаются, и об этом сразу видно в карточке сделки.

Все запланированные даты отображаются в календаре проекта. Это позволяет визуально отслеживать нагрузку, находить узкие места и вовремя корректировать план. А если задача не успевает в срок — система через активити автоматически пересчитывает сроки и уведомляет команду.


Таким образом, воронка не просто фиксирует статусы — она управляет процессом, минимизирует риски и освобождает менеджеров от рутинных действий.

После завершения внедрения автоматизации по КЭДО и проектам, Битрикс24 стал центральным инструментом для управления кадровыми документами и бизнес-процессами.

• В 3 раза быстрее обрабатываются кадровые документы;

• В 2 раза оперативнее формируются и согласуются проекты;

• На 40% снизилась нагрузка на HR-отдел.

• Сотрудники точно знают, где найти свой договор, как подписать командировку и что делать, если истекает срок действия справки. Это дало чувство контроля и уверенности.

• Многие сотрудники раньше относились к электронным подписям с осторожностью. После внедрения они оценили удобство и безопасность КЭДО.