Полный цикл проектной работы и прозрачность для клиентов в центре строительной экспертизы

«Экспертиза им. Плетцер» проверяет проектную документацию строительных объектов на безопасность и соответствие нормам: изыскания, конструктивные расчеты, санитарно-эпидемиологические и пожарные требования. Клиенты — застройщики и проектные компании по всей России, которым нужно экспертное заключение перед началом строительства.

В команде два типа ролей: менеджеры проектов курируют заказчиков от начала до конца, эксперты проверяют тома документации и оставляют замечания. На старте, при десяти проектах, работа шла в электронных таблицах. К этому году проектов стало больше сотни, и по каждому тому нужно было отслеживать, когда поступили замечания, когда направлены заказчику и что исправлено. Контролировать процессы в таблицах стало невозможно.

Требования к новой системе: курировать документооборот и прохождение экспертизы отдельно, вести проекты, задачи и формирование документов в одном месте. Часть рынка не подошла: одни разработчики работают только с крупным бизнесом, у других модули докупаются отдельно. Команда протестировала Аспро.Cloud — и смогла настроить систему под себя самостоятельно, через пользовательские поля и связи между разделами.

Личный кабинет для заказчиков

Клиентов добавляют в систему с правами только на просмотр. Заказчик видит этапность экспертизы: на каком этапе проект, что отработано, какие замечания сняты и кто эксперт по каждому тому. Для клиентов собрали базу знаний с инструкциями по кабинету, чтобы они разбирались без звонков команде.

CRM как история взаимодействий

Клиенты приходят по рекомендациям, поэтому CRM используют как архив отношений, а не воронку продаж. В карточке сделки — контакты, документы, переписка, звонки и отправленные договори. Если клиент возвращается через несколько месяцев или год, менеджер открывает сделку и восстанавливает контекст. Подписанный договор прикрепляется к карточке проекта.

Карточка проекта как центр координации

Менеджер фиксирует вехи вроде «Получение документации» и «Проведение экспертизы», встречи с автоматическими напоминаниями и ведет документооборот: счета, акты, договоры и технические задания для внештатных экспертов создаются в системе и сразу отправляются клиентам. Печатные формы подтягивают данные автоматически, нумерация сквозная.

Бизнес-процессы для проверки томов

На каждый том документации заводится отдельная карточка, которая проходит цепочку этапов: «Отсутствует» — «Рассмотрение» — «Выданы замечания» — «Рассмотрение ответов» — «Повторные замечания» — «Положительное». Этапы повторной проверки могут циклиться, пока все замечания не закрыты. Полный комплект томов не ждут: поступившие сразу запускают в работу — это ускоряет сроки и равномерно загружает экспертов. Связь между проектом и бизнес-процессом настроена через пользовательское поле, переход — в один клик. История изменений сохраняется полностью.

Финансы в карточке проекта

По каждому проекту видны плановые платежи и фактические поступления, которые подтягиваются автоматически через интеграцию с Т-Банком. Менеджер видит: кто оплатил, кто должен, по каким счетам прошла оплата и какие выплаты предстоят, включая расчеты с внештатными экспертами.

Команда выделяет два ключевых изменения в работе.

• Личный кабинет для клиентов — заказчики сами видят этапность прохождения экспертизы, статус каждого тома и замечаний; нагрузка на менеджеров по информированию снята

• Контроль сроков — статусы всех проектов и томов видны в реальном времени, изменения отслеживаются быстро, история движений документации сохраняется автоматически

Заказчикам больше не нужно звонить, чтобы узнать статус: вся картина — от поступления тома до снятия замечаний — перед глазами, как отслеживание доставки, только подробнее.