Шестилетнее сопровождение: от простой бухгалтерии до управленческого учёта с БИТ.ФИНАНС

Клиент — компания «АниКарго» (http://www.any-cargo.ru/), занимающаяся логистикой и грузоперевозками. Шесть лет назад они только начинали автоматизацию. На тот момент задача была базовой: вести регламентированный учёт и сдавать отчётность в налоговую. Для этого использовалась типовая «1С:Бухгалтерия 3.0». Клиент арендовал базы на наших серверах, чтобы не покупать своё оборудование и не нанимать IT-специалиста. Со временем бизнес вырос, появились новые направления, увеличилось число проектов. Руководству перестало хватать стандартной бухгалтерии: они хотели видеть реальную рентабельность каждого проекта, контролировать бюджеты, анализировать фактическую себестоимость услуг. Типовая бухгалтерия давала только цифры для налоговой, но не отвечала на вопросы: «Почему этот рейс оказался убыточным?», «Куда ушли деньги с проекта?», «Как спланировать бюджет на следующий квартал?». Перед нами встала новая задача — внедрить управленческий финансовый учёт, сохранив при этом привычную базу и не потеряв данные за прошлые периоды. Кроме того, клиент планировал со временем перейти на собственный сервер, но без потери качества поддержки.

Мы предложили клиенту не менять платформу, а надстроить над существующей «1С:Бухгалтерией 3.0» специализированный продукт — «БИТ.ФИНАНС». Это решение позволяет вести управленческий учёт параллельно с регламентированным, не смешивая их. Мы настроили план счетов управленческого учёта, статьи движения денежных средств, центры финансовой ответственности (ЦФО) — по каждому проекту и направлению. Внедрили бюджетирование: теперь клиент может закладывать плановые показатели по доходам и расходам, а затем сравнивать их с фактом (план-фактный анализ). Это дало возможность видеть отклонения и быстро корректировать планы. Все данные для управленческого учёта автоматически собираются из первичных документов, которые уже есть в бухгалтерии. Дополнительно мы настроили детализацию по каждому рейсу и заказу, чтобы руководство видела себестоимость конкретной перевозки. Также клиент принял решение со временем перейти на собственный IT-оборудование. Мы спланировали и реализовали перенос баз с наших серверов на его сервер, обеспечив нулевой даунтайм и полную сохранность данных.

Первым этапом мы провели аудит текущего учёта клиента. Выяснили, какие аналитические разрезы нужны руководству: проекты (клиенты), направления перевозок, типы расходов (топливо, амортизация, зарплата водителей, таможенные платежи и т.д.). Затем в тестовой базе развернули «БИТ.ФИНАНС» и настроили план счетов управленческого учёта. Создали статьи движения денежных средств (ДДС) — более детальные, чем в бухгалтерии. Настроили ЦФО: выделили центры доходов и расходов по каждому менеджеру и по каждому типу услуг. Внедрили бюджетирование: определили виды бюджетов (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств), загрузили плановые показатели за прошлые периоды для тестирования. После успешных тестов перенесли настройки в рабочую базу. Обучили сотрудников клиента (финансового директора и бухгалтера) работе с новыми отчётами — как формировать план-фактный анализ, как смотреть себестоимость проекта, как корректировать бюджеты. Весь этап занял 3 недели, включая приёмочные испытания.

Клиент получил полноценную систему управленческого финансового учёта, встроенную в его повседневную 1С. Теперь руководство видит рентабельность каждого заказа и каждого клиента в режиме онлайн. Бюджетирование позволяет планировать доходы и расходы на квартал вперёд, а план-фактный анализ показывает отклонения сразу после завершения рейса. Себестоимость перевозок рассчитывается автоматически с учётом всех затрат. Компания перестала работать «вслепую» и начала принимать обоснованные управленческие решения. Кроме того, клиент успешно перевёл базы на собственный сервер, сэкономив на аренде (окупили оборудование за 8 месяцев). При этом мы сохранили полную поддержку: ежемесячные обновления, контроль резервного копирования, оперативное решение инцидентов (среднее время реакции — 2 часа). За шесть лет сотрудничества клиент ни разу не пожалел о выборе нашего партнёрства. Мы продолжаем дорабатывать управленческий учёт под новые задачи: добавляем отчёты по новым аналитикам, настраиваем автоматические план-фактные сравнения, интегрируем с дополнительными сервисами.