Спрос на продукты дистанционного управления и наведение порядка в рабочем процессе регулярно растет. В том числе бизнес все больше интересуется и внедряет таск-менеджеры. С их помощью можно отслеживать процесс движения проекта, раздавать и контролировать поручения, определять зоны ответственности, следить за соблюдением сроков и многое другое. Разберемся, что это, как помогает в работе сотрудников и среди каких таск-менеджеров стоит выбирать.
Что же такое таск-менеджер? Это программа для управления проектами. Сервис помогает собрать все рабочие (и архивные тоже) задачи в едином пространстве. В такой программе сразу видно, все ли идет правильно и где начались сбои, которые нужно экстренно ликвидировать.
Чем таск-менеджер помогает командам:
Структурировать и сделать прозрачной работу. В таск-менеджере отражены стратегия и тактика компании, загружены все важные документы, редполитика, миссия и тон-оф-войс фирмы. А дальше идут конкретные задачи, направленные на достижение общей цели компании. Отмечаются сотрудники, которые отвечают за каждый отдельный блок работы. Каждый член команды может посмотреть, чем занимается коллега, разобраться в своем фронте работ.
Спланировать работу и повысить вовлеченность персонала. Каждый сотрудник и руководитель видит сроки всех задач и прогресс по каждой из них. Они видят, когда начинает гореть срок выполнения, когда задача становится срочной или просроченной, не выполненной к указанному сроку. Сотрудник видит, в каком порядке нужно справляться с задачами, чтобы все закрыть вовремя.
Повысить эффективность команды. Каждый видит свои задачи и знает сроки их выполнения. А когда задача оказывается горящей, она подсвечивается, это замечает руководитель и может взять на контроль. В систему мотивации можно ввести правило поощрения своевременной сдачи и санкций за то, что задача оказалась в «просроченных». Дополнительно многие таск-менеджеры присылают ответственным напоминания и уведомления о коротком остатке жизни задачи.
Если перевести на простые примеры, то программное обеспечение для управления задачами помогает делать работу команды более слаженной и организованной. Но это не единственный плюс таск-менеджеров. С их помощью ускоряется и оптимизируется решение многих вопросов:
поиск документов;
поиск ответственных за выполнение задачи;
определение дедлайнов по задачам;
прогнозирование времени на выполнение;
расчет заработка сотрудников.
Особенно это важно в режиме многозадачной работы отделения или при работе одновременно с несколькими проектами.
Да, если ваш проект делали на коленке и он состоит из 2 ежемесячных задач, которыми традиционно занимаются два определенных сотрудника.
Если проект действительно заключается в паре задач, можно поддерживать контроль с помощью Google Таблиц или Документов, или, например, в Excel. Но рано (а при увеличении задач еще быстрее) или поздно все делать вручную станет утомительно и бессмысленно.
Для любого проекта с большим количеством задач или большим объемом вводимых данных обходиться без программ и все решать в переписках уже так себе идея. Начнут теряться задачи, сложно найти ответственных за любую работу, невозможно понять, когда хоть что-то будет готово.
Читайте также:
Как эффективно управлять проектами: 10 полезных советов чтобы выстроить работу команды и прокачаться самому
Еще отдельные задачи, например, комплексный маркетинг, можно доверить специалистам на площадке Workspace. Просто составляете задачу для выполнения на Workspace и ждете отклики. А затем — выбираете из специалистов того, кто справится с вашей задачей.
С внедрением менеджера большинство процессов оптимизируются и отнимают меньше времени, чем при их выполнении вручную. Например, можно отметить такие достоинства:
Грамотное планирование. Можно спланировать все задачи с учетом загруженности каждого сотрудника.
Единое пространство. Когда вся информация собрана в едином поле, сложно что-то упустить или перепутать. А если планы изменятся, можно оперативно перестроить задачи и уведомить о новых целях всю команду сразу.
Централизованное управление. Через приложение таск-менеджера можно раздать задачи, расставить приоритеты и следить за выполнением, оставлять комментарии, прикреплять файлы и проверять выполнение.
Грамотные коммуникации. С помощью менеджера задач выстраиваются коммуникации внутри каждой команды и даже между разными подразделениями.
Экономия времени. Быстрый поиск задач, ответственных, сроков, документов внутри команды или всей компании (по разным подразделениям) в рамках одного приложения.
Для примера рассмотрим сделку, которая отражена в виде задачи в таск-менеджере. Допустим, звонит клиент и интересуется, где его поставка. Как быстро найти задачу, если она может быть:
в работе оператора, который созванивается с клиентом;
на согласовании или проверке у юриста;
на контроле оплаты у бухгалтера;
в работе у менеджера, который уточняет детали;
в доставке, где согласовывается и выполняется доставка клиенту;
в отделе документации, когда собираются закрывающие документы.
Руководителю достаточно найти сделку в таск-менеджере, чтобы увидеть всю историю ее движения с комментариями отделов. Обзванивать все отделы в поиске не приходится, всю обратную связь можно дать сразу же.
Если говорить о недостатках самой системы в вакууме, то их нет. Но минусы есть у отдельных программ. Если вы видите один или несколько из них, стоит сменить таск-менеджер на другой. Что может мешать в работе с программой:
Низкое качество. Отдельные сервисы зависают, регулярные сбои в работе, отсутствие техподдержки.
Несоответствие функционала. Иногда выбранный таск-менеджер оказывается неподходящим для конкретной команды. Например, так может произойти, если у команды много разноплановых задач и большой штат, а таск-менеджер выбрали простой и примитивный. Он может просто не вытянуть вашу нагрузку.
Неоправданно дорогой. Обратная ситуация, когда команда выбрала дорогой и многофункциональный таск-менеджер, а задач в нем почти нет. Это неоправданные траты для компании.
Кроме того, команде может не понравиться использовать именно этот таск-менеджер. Возможно, им тяжело в нем разобраться или нет инструкций для его использования. В этом случае даже идеальный таск-менеджер приходится менять или обучать каждого сотрудника отдельно.
Читайте также:
Как создать бренд с нуля: история от агентства «Андва»
Чтобы получить от таск-менеджера максимум пользы, нужно знать об особенностях платформ и понимать, какие критерии действительно важно учитывать при выборе конкретного сервиса для вашей команды.
Чтобы найти подходящий таск-менеджер, стоит обратить внимание на такие критерии:
Простота в использовании. Интуитивно понятный интерфейс — один из основных критериев при выборе инструмента для личной или командной работы. Если при первой же загрузке вы не можете разобраться, куда нажимать, чтобы получить нужный результат, скорее всего, стоит поискать еще.
Уведомления. Желательно, чтобы программа могла отправлять пользователю напоминания. Это помогает ничего не упустить и не забыть, но при этом не отвлекаться от других действий во время работы над проектом.
Виды отображения задач. Отлично, если сервис позволяет по-разному отражать задачи — в виде канбан-доски, списка, диаграммы Ганта, календаря или иначе. Каждый может настроить сервис под себя, оставаясь в мире проекта.
Управление загрузкой. Руководство может управлять ресурсами и следить за тем, сколько времени тратит каждый работник на то, чтобы справиться с ежедневными задачами. Это помогает контролировать процесс и равномерно распределять нагрузку — чтобы не было специалистов, которые перегружены и тех, кто делает мало или вообще остался без дела.
Мобильное приложение. Еще один важный критерий. Отлично, если таск-менеджер всегда под рукой — например, в телефоне, когда нужно оповестить сотрудников о новой задаче. Или программа может прислать уведомление о сроке задачи, который заканчивается.
Интеграции с программами. Если таск-менеджер может интегрироваться с другими программами и приложениями, это облегчает рабочий процесс. Например, Trello может интегрироваться с Google Диском и подтягивать оттуда документы, при взаимодействии с OneDrive можно быстро подтянуть в карточку документы, фото и видео.
Создание отчетов. С их помощью можно быстро оценивать эффективность работы команды. Например, было поставлено 50 задач, из них выполнено 30, а провалено 6 по вине одного из специалистов. Из этого можно сделать выводы.
Тестовый период. Если программа предлагает тестовые
Можно выбирать просто по критериям или использовать чек-лист для выбора таск-менеджера:
Поддержка операционных систем. Указана на сайте программы, некоторые не поддерживают Linux или MacOS.
Цена. Сопоставить с оборотами компании и определить ценовой диапазон для покупки.
Интерфейс. Понятный и интуитивный для каждого сотрудника, не только для руководителей.
Тестовый период. Обязательно воспользоваться и активно использовать, чтобы определить, подходит ли система вашей компании.
Функционал. Еще до покупки разобраться, все ли задачи можно отразить в таск-менеджере, пройти по списку функций и понять, все ли необходимое для работы в нем есть.
Техподдержка. Сотрудники техподдержки должны быть готовы дать ответы на все ваши вопросы и при необходимости помогать как в настройке, так и в дальнейшей работе.
Объем хранения информации. Если ваша компания планирует каждый день загружать в таск сервис объемные файлы, система должна с этим справляться.
В небольшом, но очень важном проекте можно вместо таск-менеджера пригласить специалиста, который все сам организует и будет контролировать работу отдела. Найти такого человека можно на Workspace. Делается это очень просто. Опубликуйте задачу на Workspace, дождитесь предложений от исполнителей и выберите того, кому вы готовы доверить работу над вашим проектом.
Теперь, когда вы знаете, что такое менеджеры задач и какими они бывают, стоит разобрать несколько классных конкретных сервисов, которые можно внедрять в вашу компанию.
Отличный онлайн-сервис для работы с канбан досками. Таск трекер отлично подходит для небольших и средних проектов, можно использовать для личных досок и целей. С помощью Trello можно наладить распределение задач и контроль за сроками, организовать внутреннее взаимодействие.
Все карточки подвижны, в каждой можно отметить ответственных и проверяющих, поставить метки и сроки, прикрепить файлы
Российский или нет. Нет.
Функционал. Простой и понятный интерфейс, все настройки можно изучить меньше, чем за час.
Возможности:
назначение задач и сроков;
выбор ответственных лиц;
загрузка документов;
создание описаний к задачам;
перетаскивание задач между колонками (отделами, этапами, сроками);
календарь с вписанными открытыми задачами;
шаблоны для организации пространства;
интеграции с разными сервисами и программами;
резервное копирование;
синхронизация проектов и задач в реальном времени;
маркировка задач, теги и фильтры.
Достоинства:
история действий с карточкой;
виды канбан и календарь;
контроль дедлайнов;
мобильное приложение;
интеграции с разными сервисами;
архивирование задач (с возможностью достать карточку из архива);
поддержка более 20 языков.
Недостатки. Этот таск-менеджер может не подойти по функционалу комплексным проектам. Кроме того, не предоставляется аналитика.
Это календарь, внутри — все карточки любого периода, с указанием крайнего срока по каждой
Цена. Есть бесплатная версия (достаточный функционал для работы отдела). Платная от 5$ в месяц (включает возможность выгружать данные и управлять правами доступа), из России оплатить сейчас нельзя.
Платформы. Web, iOS, Android.
Продуманная система с геймификацией — игровая форма на многих сотрудников действует мотивирующе. По мере выполнения задач сотрудники получают поощрительные очки и могут перейти на новые уровни, это может компенсировать монотонную часть работы.
Можно создать нужное количество колонок и карточек, прикрепить ответственных, задать темп работы сроками
Российский или нет. Нет.
Функционал:
созданные списки задач можно редактировать, отслеживать и помечать в браузере, мобильном и десктопном клиентах;
есть вкладка «предстоящие» действия;
работа в проекте для команды, отдельные вкладки для личного пользования;
установка дедлайнов и приоритетов задач;
просмотр проекта в виде канбан-доски;
синхронизация проектов и задач в реальном времени;
прикрепление файлов;
уведомления и напоминания.
Можно выставить фильтры и метки (создавать можно свои)
Достоинства:
геймификация отдельных процессов;
маркировка задач, фильтры и теги;
интеграции с сервисами Dropbox, Slack, Google Диск и другие;
поддержка 18 языков;
создание задач, подзадач, подразделов, личного прогресса и списка;
возможность делиться файлами;
кастомизированные шаблоны.
Недостатки. Сильно ограничен функционал в бесплатной версии.
Цена. Есть бесплатная версия с ограничением в 5 человек и 5 проектов.
Платформы. Microsoft Windows, Apple Mac OS X, iOS, Android, Google Chrome, Firefox, Gmail, Microsoft Outlook, Thunderbird и Postbox.
Менеджер задач в 3 видах — списки, доски и календарь. С помощью календаря можно планировать задачи на неделю и выделять приоритеты. Интерфейс минимальный, достаточный для работы в проекте.
Это мультисервис, в который входит корпоративный таск-трекер, база знаний и CRM-система.
Удобно передвигать карточки, размещать новые карточки, выбирать ответственных
Российский или нет. Российский.
Функционал:
выбор аккаунта соцсети или почты для уведомлений;
гибкие настройки и уведомления;
база знаний для хранения документов и файлов;
CRM-система;
выделение ответственных за задачи, блокировка, архивирование.
Достоинства:
понятный и простой интерфейс;
недельный календарь;
выделение приоритетов;
настройка под себя.
Недостатки. Случаются баги. В мобильном приложении меньше возможностей, чем в десктопе.
Это календарь, в нем все задачи расставлены по приоритетам и срокам
Цена. До 5 пользователей в проекте бесплатно, для команд от 590 рублей с человека.
Платформы. Web, Windows, macOS, iOS, Android.
Читайте также:
Как привлекать клиентов в кризис: стратегия, работа с ценой и советы экспертов
Таск-менеджер, который настраивается под любую сферу деятельности или проект. Kaiten подойдет для личного, командного и профессионального использования. Простой и понятный интерфейс с абсолютно гибкой системой, которую можно и нужно настраивать под себя.
В отличие от других таск-менеджеров, здесь в одном поле могут быть сразу несколько проектов
Российский или нет. Российский.
Функционал:
отображение сразу нескольких процессов в рамках одного пространства;
канбан и скрам-доски, с лимитами и без;
отчетность по процессам внутри программы, скорости и эффективности команды;
оценка задач;
покерное планирование;
управление крупными проектами и командами;
комментарии, чек-листы, ответственные по задачам;
оповещения по изменениям в карточках и на доске.
В едином поле видны все задачи с ответственными, которые их выполняют, все можно перемещать
Достоинства:
перенос данных из других сервисов и таск-менеджеров;
настройка взаимодействий между отделами или с подрядчиками;
поддержка фреймворков;
сводные доски (уникальная функция);
оплата сервиса в рублях;
фильтры и легкий поиск;
возможность визуализации любых процессов, объединение проектов в одном пространстве;
кастомизация столбцов, досок, процессов;
гибкая модель назначения ролей;
неограниченное облачное хранилище;
ролики обучения для пользователей.
Недостатки. Нет управления правами пользователей. Нет диаграммы Ганта.
Задачи представлены в виде списка с указанием статуса
Цена. Бесплатный период. 1 пользователь от 420 рублей в месяц.
Платформы. Web, Windows, macOS, iOS, Android.
Это постановщик задач, который легко интегрируется с большим количеством сервисов (особенно от «Яндекс».
Список задач с указанием потраченного времени, статуса, ответственного и проверяющего
Российский или нет. Российский.
Функционал:
инструменты автоматизации;
канбан-доски;
шаблоны готовых треков, также можно создать новый;
создание, редактирование, перенос карточек, выбор ответственных;
фильтры, метки, статусы, чек-листы;
запрос данных;
уведомления о новых задачах, комментариях, смене статуса и другие.
Достоинства:
инструмент миграции (можно перенести все данные из других трекеров);
статистика загрузки команды для распределения нагрузки;
API для интеграции с другими сервисами;
готов для использования Agile (гибкая разработка, подстраивание инструментов);
неограниченное хранилище;
дашборды, диаграммы и графики с возможностью размещения на них информации;
сводные таблицы и статистика;
отслеживание состояния всего проекта на одной странице;
интеграции с Yandex Wiki и Yandex Forms.
В личном кабинете каждого сотрудника собираются его задачи, есть диаграмма Ганта
Читайте также:
Как должны выглядеть дашборды для SMM-аналитики в 2022
Недостатки. Нет мобильного клиента, слабая техподдержка.
Цена. Бесплатно до 5 пользователей. До 100 пользователей — 258 рублей в месяц, от 251 пользователя 185 рублей за каждого.
Платформы. Web, Windows, macOS, iOS, Android
Мы разобрались в том, кому и для чего может понадобиться таск-менеджер. Это действительно удобная программа, которая помогает все держать под контролем — следить за загрузкой и эффективностью сотрудников, проверять выполнение поставленных задач, оперативно находить нужные документы, сроки, ответственных. В хорошем таск-менеджере можно хранить все документы компании и организовывать работу не только проекта, но и целого предприятия с установкой связей между отделами.
Подпишитесь на ежемесячную рассылку Workspace
Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.
Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.
