Топ-10 сервисов для создания базы знаний

Когда в компании нет централизованного источника информации, сотрудники тратят время на повторяющиеся вопросы: где найти документ или как оформить заявку. База знаний решает эту проблему — в ней собраны инструкции, шаблоны и ответы на частые вопросы, доступные всем. Мы собрали 10 сервисов, которые помогут быстро создать базу знаний и упростить обмен опытом внутри команды.

1. Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — многофункциональная платформа для командной работы, в которой можно создавать базы знаний, управлять проектами, сделками и финансами компании.

Основные возможности

• Простой редактор. Встроенный редактор позволяет изменять тексты, вставлять медиафайлы, таблицы и код, добавлять ссылки.
• Гибкая структура. Можно создавать статьи и прикреплять к ним дополнительные материалы, связывать их с несколькими разделами одновременно.
• Удобный поиск. Быстрое нахождение нужных статей по ключевым словам и тегам.
• Автоматизация. Можно поставить задачу на проверку статьи или запросить ответ от автора.
• Совместная работа. Обсуждайте материал с коллегами прямо в системе, вносите правки и давайте обратную связь.
• Права доступа. Установите разные уровни доступа, чтобы определить, кто может редактировать или только просматривать материалы.
• Внешний вид. Настройка внешнего вида базы знаний под корпоративный стиль, включает цвета и логотипы.
• Внешний доступ. Публикуйте статьи для внешних пользователей — они будут доступны в интернете.

Как начать пользоваться. База знаний доступна на бесплатном тарифе. Для начала работы достаточно зарегистрироваться. Также есть 14 дней бесплатного использования дополнительных функций.

2. WEEEK

WEEEK — приложение для управления проектами и планирования задач с возможностью интеграции базы знаний в рабочие процессы компании. С его помощью удобно хранить информацию, отслеживать эффективность команды и управлять сделками.

Основные возможности

• Группировка статей. Удобно структурируйте информацию по темам, связывайте ее с проектами.
• Редактор с расширенными возможностями. Добавляйте текст, таблицы, списки, код и цветные блоки для выделения ключевых элементов.
• Внешняя база. Публикуйте инструкции для внешних пользователей, чтобы клиенты могли самостоятельно найти ответы на часто задаваемые вопросы.
• Шаблоны статей. Создавайте однотипные статьи быстро и без лишних усилий.
• Права доступа. Легко ограничивайте доступ к редактированию или просмотру материалов.
• Совместная работа. Работа над материалами с коллегами в реальном времени через комментарии.

Как начать пользоваться. Бесплатная версия позволяет публиковать материалы. Есть двухнедельный тестовый период с полным доступом ко всем функциям.

3. TEAMLY

TEAMLY — сервис для создания базы знаний, управления проектами и задачами в едином пространстве.

Основные возможности

• Медиафайлы и диаграммы. Вставляйте изображения, диаграммы и другие материалы в статьи.
• Рабочие пространства. Разделяйте материалы по направлениям и командам для упрощения поиска.
• Инструменты для визуализации. Канбан-доски, интеллект-карты и умные таблицы помогут вам лучше структурировать информацию.
• Шаблоны. Используйте шаблоны статей для создания типовых материалов за считанные минуты.
• Поиск по синонимам. Базовый поиск позволяет найти нужные статьи по синонимам и ключевым словам.
• Совместная работа. Внесение изменений в статьи сразу несколькими пользователями.

Как начать пользоваться. Доступна бесплатная версия для использования базы знаний, а также тестовый период с расширенными функциями.

4. Yonote

Yonote — приложение для планирования задач и ведения заметок, где можно организовать базу знаний и хранить рабочие материалы команды.

Основные возможности

• Множественные колонки. Разделяйте текст на несколько колонок для более удобного структурирования информации.
• Медиафайлы и таблицы. Добавляйте изображения, таблицы, диаграммы и формулы в заметки.
• Базы данных. Создавайте базы данных с различными представлениями — таблицы, календари, канбан-доски.
• Синхронизация. Изменения в одном месте сразу отображаются в других блоках, что позволяет не терять актуальную информацию.
• Права доступа. Управляйте доступом пользователей к редактированию и просмотру материалов.
• Внешняя база. Публикуйте инструкции и ответы на часто задаваемые вопросы для клиентов.

Как начать пользоваться. Бесплатный тариф позволяет создавать заметки и инструкции.

5. Yandex Wiki

Yandex Wiki — инструмент для ведения базы знаний, где можно структурировать регламенты, инструкции и внутренние материалы компании.

Основные возможности

• Иерархическая структура. Удобно разбивайте информацию на разделы и подстраницы.
• Группировка статей. Связывайте материалы по проектам и темам для лучшей организации.
• Поддержка различных типов файлов. Вставляйте в документы файлы, диаграммы, код и формулы.
• Поиск. Быстрый поиск по всем страницам.
• История изменений. Отслеживайте правки и возвращайтесь к предыдущим версиям.
• Подписка на обновления. Следите за изменениями в документах, добавленных в избранное.
• Интеграция с Yandex Tracker и Forms. Добавляйте задачи и формы прямо в статью.

Как начать пользоваться. Для использования Яндекс Wiki нужно оформить подписку на Яндекс 360 для бизнеса (от 299 ₽ в месяц за одного пользователя).

6. Документерра

Документерра — платформа для создания баз знаний и сайтов документации с инструментами для командной работы и управления проектами.

Основные возможности

• ИИ-поиск. Использование искусственного интеллекта для умного поиска по базе знаний.
• ИИ-редактор. Помощь в написании и редактировании текста.
• Два редактора. Возможность работы в визуальном и HTML-режимах.
• Диаграммы и код. Вставка диаграмм через внешние программы и подсветка синтаксиса для примеров кода.
• История версий. Отслеживайте изменения и возвращайте старые версии документов.
• Обратная связь. Комментарии и отзывы для сбора мнений от пользователей.

Как начать пользоваться. Бесплатный тестовый период с доступом ко всем функциям. Далее необходимо выбрать платный тариф.

7. Minerva Knowledge

Разместите
тендер бесплатно

Наша система сама подберет вам исполнителей на услуги, связанные с разработкой сайта или приложения, поисковой оптимизацией, контекстной рекламой, маркетингом, SMM и PR.

Заполнить заявку 13163 тендера
проведено за восемь лет работы нашего сайта.

Minerva Knowledge — система управления знаниями, в которой удобно хранить инструкции, скрипты и документацию в одном месте.

Основные возможности

• Миграция из Confluence. Перенос данных из других сервисов.
• Мощный редактор. Создавайте графики, диаграммы и вставляйте данные из внешних сервисов.
• Точный поиск. Находит статьи даже с учетом опечаток или неправильной раскладки.
• Совместная работа. Все пользователи могут редактировать материалы и отслеживать изменения.
• Аналитика. Понимание того, какие статьи востребованы, а какие вызывают вопросы у сотрудников.

Как начать пользоваться. Бесплатный двухнедельный тестовый период. Далее необходимо оформить подписку.

8. EvaWiki

EvaWiki — система для ведения базы знаний и командной работы над материалами.

Основные возможности

• Управление доступом. Назначайте права доступа для каждого пользователя или группы.
• Редактирование в реальном времени. Все пользователи могут редактировать материалы одновременно.
• Медиа и макросы. Добавляйте файлы, таблицы, теги и диаграммы с помощью макросов.
• История изменений. Возможность отслеживать правки и возвращаться к предыдущей версии.
• Готовые шаблоны. Используйте заранее созданные блоки и шаблоны для быстрого оформления инструкций, чек-листов и алгоритмов.
• Единое пространство. База знаний встроена в Битрикс24. Это позволяет сотрудникам получать подсказки и инструкции без переключения между окнами. 
• Гибкие права доступа. Настройте ролевую модель для компании, отделов или конкретных сотрудников, чтобы контролировать доступ к информации.
• Изолированные пространства. Создавайте отдельные базы знаний для каждого проекта, наполняйте их уникальными чек-листами и обучающими материалами для команды.

Как начать пользоваться. Бесплатный тариф с доступом ко всем основным функциям.

9. Битрикс24

Битрикс24 — единая система для управления задачами, проектами, клиентами и внутренними материалами компании.

Основные возможности.

• Гибкая структура. Можно создавать статьи с разделами, подразделами и тегами для легкой навигации.
• Полный контроль версий. Отслеживайте все правки с помощью истории изменений.
• Умный поиск. Мгновенно находите нужную информацию по всему массиву данных.
• Мощный редактор. Работайте с текстами, таблицами, медиафайлами и блоками в интуитивно понятном интерфейсе.
• Готовые шаблоны. Используйте заранее созданные блоки и шаблоны для быстрого оформления инструкций, чек-листов и алгоритмов.
• Единое пространство. База знаний встроена в Битрикс24. Это позволяет сотрудникам получать подсказки и инструкции без переключения между окнами. 
• Гибкие права доступа. Настройте ролевую модель для компании, отделов или конкретных сотрудников, чтобы контролировать доступ к информации.
• Изолированные пространства. Создавайте отдельные базы знаний для каждого проекта, наполняйте их уникальными чек-листами и обучающими материалами для команды.

Как начать пользоваться. Бесплатный тариф с ограничениями по функционалу.

10. Мегаплан

Мегаплан — платформа для работы с задачами, проектами и базой знаний в едином пространстве.

Основные возможности.

• Интеграция с рабочими процессами. Связывайте статьи с задачами и сделками в CRM, чтобы сотрудники мгновенно получали необходимые инструкции и информацию прямо в контексте своей работы.
• Богатое форматирование. Создавайте насыщенные документы, добавляйте медиафайлы, таблицы, списки, блоки кода, аудио и вложенные файлы.
• Гибкий редактор. Используйте продвинутые возможности редактора для выделения информации: изменяйте цвет текста и фона, оформляйте цитаты и блоки кода для лучшей читаемости.
• Контроль доступа. Настройте права доступа, чтобы разграничивать материалы по отделам и проектам, обеспечивайте конфиденциальность информации.
• Удобная навигация. Публикуйте статьи в тематических разделах и используйте мгновенный поиск по заголовкам для быстрого нахождения нужных документов.
• Эффективное управление. Экономьте время с помощью шаблонов, дублирования статей, переноса между базами знаний и функцией восстановления удаленных материалов.

Как начать пользоваться. Пробный период с последующей подпиской на платный тариф.

Как выбрать подходящий сервис для базы знаний

• Интерфейс. Он должен быть удобным и понятным для всех пользователей.
• Поиск. Убедитесь, что сервис поддерживает удобный поиск по ключевым словам и тегам.
• Права доступа. Возможность разграничивать доступ к различным материалам.
• Командная работа. Удобство совместной работы над материалами.
• Публикация внешней базы знаний. Если вам нужно предоставить доступ к материалам внешним пользователям.

Не забудьте протестировать несколько сервисов, используйте бесплатный тариф или пробный период, чтобы выбрать оптимальный для вашей команды.

Соберите все знания компании в одном месте — инструкции, шаблоны и ответы на частые вопросы. Создайте базу знаний в Аспро.Cloud и упростите работу команды.

Получите 14 дней полного доступа бесплатно