Как рассчитать себестоимость услуги

Обосновать цены на услуги сложно. Заказывая услугу, клиент чаще всего получает неосязаемый продукт: поездку на такси, совет юриста, ухоженный внешний вид, знания и т.д. Чтобы не продешевить, важно понимать, из чего складывается себестоимость услуг и как правильно рассчитать этот показатель.

Что такое себестоимость

Для начала давайте определимся, что такое себестоимость.

Себестоимость — это совокупность затрат, которые требуются на оказание услуги. Зная себестоимость, предприниматель может:

1. Определить размер дохода, при котором компания покроет все свои затраты, не получив ни прибыли, ни убытков — такое значение называют точкой безубыточности.

2. Установить выгодные цены. Если устанавливать цены наобум или ориентироваться только на конкурентов и запросы клиентов, то может оказаться, что ваши цены не покрывают ваши расходы. Это может привести к убыткам.

3. Разработать маркетинговую стратегию. Понимая, сколько денег вы тратите на услугу, можно устанавливать скидки, которые хоть и заберут часть прибыли, но не дадут компании работать «в минус».

4. Сократить расходы. При расчете себестоимости можно обнаружить статьи затрат, которые неоправданно завышают себестоимость и забирают значительную часть прибыли.

5. Определить конкурентоспособность компании. На рынке чаще выигрывают компании, которые устанавливают цены ниже, чем у конкурентов, и при этом получают хорошую прибыль. Чтобы компания имела такую возможность, себестоимость ее продукции должна быть минимальной.

Виды себестоимости услуг

Выделяют несколько видов себестоимости:

1. Плановая (нормативная). Компания определяет нормы расходов на оказание услуги и рассчитывает себестоимость по этим нормам. Например, чтобы клининговая компания могла провести уборку в офисе площадью 100 м2, ей нужно 50 мл чистящего средства для окон, 100 мл чистящего средства для полов, 5 разных тряпок, 3 пары перчаток и т.д.

2. Сметная. Похожа на плановую, но рассчитывается для разовых услуг. Например, для пошива определенной модели платья, изготовления шкафа на заказ, организации мероприятия и т.д. Для расчета составляется смета, в которую вносятся все расходы на оказание услуги.

3. Фактическая. Показывает, сколько денег на самом деле было потрачено на оказание услуги. Фактическая себестоимость не всегда совпадает с плановой или сметной. На это может повлиять, например, внезапное повышение закупочных цен или изменение курса валют. Фактическую себестоимость рассчитывают, чтобы уточнить нормы, и скорректировать бюджет.

Читайте также: Как рассчитать рекламный бюджет — оптимальный бюджет маркетинга и рекламы, чтобы его не слить

Составляющие себестоимости услуг

Чтобы правильно всё рассчитать, нужно точно определить состав затрат, включаемых в себестоимость услуг. Обычно учитывают следующее:

1. Прямые расходы. К ним относятся материалы, которые используются для оказания услуги. Например, нитки — для пошива одежды, бензин — для доставки, доски — для изготовления мебели на заказ, лаки — для маникюра, крем — для массажа. А также зарплаты сотрудников, которые оказывают услуги, и отчисления за них в Социальный фонд.

2. Косвенные расходы — затраты, которые связаны с реализацией услуг, но которые нельзя отнести к конкретному продукту. Например, работа администраторов и охранников, коммунальные услуги, маркетинг.

3. Накладные расходы: амортизация, аренда, страховка, налоги на собственность, бухгалтерия и т.д.

Деление расходов на прямые и косвенные примерное, предприниматель сам решает, какие затраты относить в ту или иную группу и нужно ли их вообще включать в себестоимость. Одни компании арендуют помещение, у других есть собственное, а третьим оно вообще не нужно. У кого-то большой штат сотрудников, а кто-то всё делает сам.

Читайте также: Как привлечь новых клиентов в B2B? Рабочие способы привлечения клиентов в B2B

Расчет себестоимости услуги

Определить себестоимость услуг можно несколькими методами в зависимости от того, какие услуги вы оказываете, как часто и каков их объем.

Нормативный метод

Как следует из названия, этот метод основывается на заранее определенных нормативах. Метод удобно использовать в сферах, где регулярно оказываются одни и те же услуги: например, в стоматологии, салонах красоты, образовании, химчистке, бухгалтерии и т.п.

Например, у Никиты груминговый салон. Он рассчитывает себестоимость одной процедуры в несколько этапов.

Этап 1. Утвердить нормативы

На этом этапе Никита определяет, какие материалы ему потребуются и в каком количестве. Чтобы подстричь собаку среднего размера вроде шпица или кокер-спаниеля, грумер сначала моет шерсть, затем стрижет ее, а в конце использует кондиционер, чтобы шерсть блестела. Чтобы провести процедуру, нужны следующие ресурсы:

• шампунь — 30 мл;

• кондиционер — 30 мл;

• расходники — 1 набор;

• работа грумера.

Этап 2. Определить цену на каждую статью затрат

Необходимо определить, сколько денег затрачивается на каждый норматив. Для этого Никита примерно рассчитывает, сколько ресурсов требуется на одну процедуру и во сколько обходится каждая статья затрат:

• шампунь — 60 рублей;

• кондиционер — 40 рублей;

• расходники — 123 рубля;

• работа грумера — 450 рублей.

Этап 3. Рассчитать сумму себестоимости

Для этого нужно сложить все нормативные затраты. Себестоимость одной стрижки в салоне Никиты обходится ему в 673 рублей.

При применении нормативного метода для расчета себестоимости учитываются только прямые затраты, а накладные — относятся на расходы периода. Хотя при желании предприниматель может определить нормативы и для них.

Читайте также: Почему нет продаж и мало клиентов: причины, способы решения — кто виноват и что делать?

Позаказный метод

Себестоимость услуги рассчитывается отдельно под каждый заказ. Метод подходит для тех сфер, где услуги оказываются не так часто и носят индивидуальный характер. Например, себестоимость работы ремонтной бригады зависит от площади помещения, сложности дизайна, качества и стоимости материалов. При этом сами работы могут растянуться на несколько месяцев.

Для расчета себестоимости каждого заказа составляется смета, куда вносятся все ресурсы, которые компания тратит на оказание услуги. Себестоимость определяется по окончании работ. Так компания может учесть все расходы, в том числе непредвиденные.

Оплату можно принимать частями, например, каждый месяц просчитывать, что уже выполнено и сколько ресурсов это потребовало, или после оказания услуги.

Автоматизированный метод

Рассчитывать себестоимость вручную не всегда удобно, поэтому многие компании, особенно те, у кого большой ассортимент, делают это с помощью систем учета. Расчеты происходят автоматически — это обеспечивает быстроту и высокую точность.

Например, Никита использует Большую Птицу 2.0. При добавлении услуги в «Каталог», он связывает с ней калькуляцию — нормативы всех необходимых материалов для стрижки. Система сама подсчитает, во сколько предпринимателю обходится каждый норматив, и добавит эту сумму в себестоимость.

В Большой Птице 2.0 в себестоимости учитывается только покупная стоимость материалов. Остальные прямые и косвенные расходы в себестоимость конкретной услуги не входят, но отражаются общим финансовым результатом за период в разделе «Расходы».

Отслеживать себестоимость услуг можно с помощью отчета «Общие продажи». В нем также отражается количество оказанных услуг за период, выручка, прибыль, рентабельность и наценка. Вверху видны общие результаты по всей торговой точке — у Никиты это груминг-салон. А ниже представлены показатели для каждого отдельного сотрудника. Такое разделение позволяет оценить работу отдельной точки продаж, сотрудника, если у вас их несколько, сравнить их между собой.

Никита сам решает, какие расходы относить к прямым, а какие — к косвенным. Такая возможность позволяет учесть индивидуальные особенности бизнеса.

Автоматизированные отчеты позволяют в любой момент сравнить текущее значение себестоимости с предыдущими периодами и проверить, не изменилось ли оно. Вы не пропустите момент, когда, например, вырастут цены у поставщика или увеличится стоимость коммунальных услуг, и сможете сохранить прибыль на прежнем уровне. Эти и другие возможности можно оценить в демо-версии Большой Птицы 2.0.

Читайте также: Психология клиента и психология продаж: что такое экологичные продажи

Как снизить себестоимость услуг

Себестоимость услуг снижается, когда уменьшаются ее составляющие — расходы. Сократить затраты на единицу можно, если:

1. Снизить закупочную стоимость материалов. Поищите более дешевых поставщиков, или поговорите со своим — возможно, вам предоставят скидку. Это особенно вероятно, если вы давно сотрудничаете и регулярно делаете большие закупки.

2. Расширить ассортимент. Косвенные и накладные расходы делятся между всеми услугами, которые вы оказываете. Поэтому чем шире ваш ассортимент, тем меньший процент таких расходов вы будете закладывать в себестоимость.

3. Увеличить количество оказываемых услуг. Некоторые услуги можно оказывать нескольким клиентам одновременно. Чем больше будет таких клиентов, тем лучше. Например, если вы проводите уроки танцев, расширьте помещение, чтобы на одном занятии было больше желающих.

4. Улучшить производительность труда. Чтобы этого добиться, можно обновить оборудование. Например, если вы делаете торты на заказ, купите планетарный миксер и более мощную духовку. А еще не экономьте на сотрудниках: более квалифицированные работники работают быстрее и менее склонны к «просиживанию» времени.

5. Уменьшить косвенные расходы. Часто предприниматели снимают помещение больше, чем им на самом деле нужно. Или нанимают сотрудников на задачи, с которыми справились бы и текущие. Например, если вам нужен администратор только, чтобы вести запись клиентов, то дешевле поручить эту работу кому-то, у кого пока не слишком много обязанностей.

6. Автоматизировать отдельные бизнес-процессы. Многие задачи в бизнесе можно выполнять с помощью специальных программ: например, вести клиентскую базу — в CRM, учитывать финансы и материальные ресурсы — в ERP, управлять командой — с помощью таск-трекеров. А бухгалтерию и юридические вопросы можно отдать на аутсорс — это обойдется в несколько раз дешевле, чем штатный сотрудник.

Коротко

В себестоимость услуг включаются затраты, которые нужны для ее оказания: материалы, работа сотрудников, коммунальные услуги. Обычно себестоимость рассчитывают еще до начала работ — это позволяет установить цену, которая привлечет клиентов и при этом покроет все затраты. Но это примерные расчеты, так как фактическая себестоимость может отличаться от той, что вы запланировали.

Рассчитать себестоимость услуги можно с помощью заранее определенных нормативов или по смете, которая составляется по ходу выполнения работ.

Проводить расчеты можно в автоматизированной системе. Это удобно, так как расчеты можно подстроить под специфику бизнеса. Например, в системе учета Большая Птица 2.0 предприниматели могут сами решить, какие расходы относить к косвенным, а какие — к прямым.

Основная цель расчета себестоимости — ее снижение. Этого можно добиться, если расширять ассортимент, найти поставщика с выгодными условиями, увеличить количество клиентов, нанять более квалифицированных сотрудников, снизить косвенные расходы или заказать более современное и функциональное оборудование.