Каждый бизнесмен мечтает о миллионных доходах, но не каждый их получает. Для увеличения дохода существуют всего два стратегических пути — повышать продажи и снижать издержки. Подскажем, как грамотно сократить расходы в бизнесе без ущерба для качества продукции и комфорта бизнес-процессов. Минимум теории, максимум практических советов.
Ваша задача — не просто сократить расходы в бизнесе, а сделать это аккуратно, чтобы случайно не снизить и его прибыль. Поэтому важно понимать, на чем лучше не экономить.
Доходы и расходы бизнеса связаны. Так, если механически, не думая, сократить расходы на рекламу и маркетинговые активности — то деньги вы сэкономите. А вот с увеличением доходов могут возникнуть проблемы. Потому что жизнь без маркетинга возможна либо в условиях первобытнообщинного строя, где выращенное зерно меняли на выращенную же репу, либо при тотальном дефиците, которого не ожидается.
Если вы сократите расходы бизнеса на оплату труда сотрудников, скорее всего, те, кто чего-то стоит на рынке труда, начнут искать себе новую работу. Это значит, что даже в тот период, пока они еще не ушли, не будут работать с той отдачей, на которую вы рассчитываете.
Сомнительным выглядит и решение экономить на сырье, если вы производственная компания — качество продукции станет хуже, ожидания покупателей не будут оправдываться, а лояльная аудитория легко и непринужденно уйдет к конкурентам. Вместе со своими деньгами — которых вы больше не увидите.
Читайте также:
Как определить точку безубыточности интернет-магазина
Нельзя оптимизировать расходы компании за счет экономии на обеспечении кибербезопасности. Убытки от кражи данных или от вирусов во внутренней компьютерной сети компании будут в сотни раз выше затрат на покупку защищающего программного обеспечения.
А начинать поиск возможностей для оптимизации бюджета лучше всего с анализа расходов предыдущих периодов. У любого бизнеса есть бухгалтерия, должен вестись учет и контроль над движением финансовых потоков. Это кладезь информации для первичного анализа.
Соберите информацию, разделите все расходы на переменные и постоянные. Постоянные — те, которые не зависят от объемов продаж, например, аренда офисного помещения, переменные — те, которые привязаны к продажам. Например, если вы выпускаете больше мужских костюмов, письменных столов или кухонной посуды — вам требуется больше сырья, выше нагрузка на оборудование (и больше расходы на амортизацию), нужны бо́льшие складские помещения.
«Продажезависимые» расходы в бизнесе можно сокращать, меняя поставщиков (если это возможно и не скажется на качестве продукции), или договариваясь о лучших условиях сотрудничества с действующими. «Продаженезависимые» расходы можно сокращать, отказываясь от части своих запросов, или пересматривая приоритеты. Теперь обо всем по порядку.
После того, как вы провели аналитическую работу, можно приступать к выбору методов оптимизации расходов компании. И вот что можно сделать.
Часть компаний начиная с 2020 года вообще отказалась от офисов, сократив тем самым очень существенную и постоянную статью расходов. Так радикально действовать могут и должны не все. Но, возможно, есть смысл уменьшить площади, поискать на рынке коммерческой недвижимости предложения с лучшими арендными условиями, договориться о скидке со своим арендодателем. В сложные времена часть владельцев коммерческой недвижимости вполне может пойти навстречу — а значит, вы сможете сократить расходы в бизнесе, практически ничего не меняя.
Меньше офис — меньше и места для трудового коллектива. Но не так это и страшно, если помнить про прекрасный формат удаленной работы. Идеально подходит удаленка IT-специалистам, маркетологам, веб-дизайнерам. Могут работать удаленно бухгалтеры. Даже менеджеры по продажам, возможно, будут более эффективны, работая из дома. Для вас это — оптимизация расходов компании за счет экономии и на арендных площадях, и на организации рабочих мест. Да еще и дополнительная мотивация команды — ведь сотрудникам не придется тратить время на дорогу.
Сотрудники тоже смогут сэкономить — как минимум на офисной одежде
Если вы только продаете зарубежные товары, но не занимаетесь импортом, возможно, вам не нужен собственный отдел внешнеэкономической деятельности — эту задачу можно отдать на аутсорсинг. Рационально отдавать на аутсорсинг юридические вопросы, бухгалтерские услуги, услуги создания, продвижения и наполнения сайтов, ведение соцсетей, даже задачи складской обработки заказов (если у вас новый интернет-магазин). Да, за аутсорсинг нужно платить — зато вы сократите фонд оплаты труда, от величины которого зависят некоторые налоги. Не будете тратить время и средства на обучение и подбор персонала. Сократите расходы бизнеса на оплату больничных, отпускных и декретных. А еще у вас не будет болеть голова из-за того, что какой-то сотрудник уйдет, а вам надо будет закрывать вакансию — все эти проблемы решает компания, которой вы делегировали непрофильные задачи. Практически всегда аутсорсинг оказывается более выгодным решением.
Специалистов или компании, которым можно передать непрофильные задачи, вы можете найти на фриланс-бирже Workspace, где зарегистрированы почти 27 000 профи в самых разных областях.
Проще говоря, это бывшая в употреблении техника, которая сохранила свои потребительские свойства и может работать. Принтеры, сканеры, кофемашины, телефоны для сотрудников — все это не всегда должно быть новым. За счет покупки техники из «вторых рук» на этой статье можно сэкономить до 30 %. Особенно такой вариант сокращения расходов компании актуален для стартапов, где закупка оборудования может стать основной статьей затрат.
Современная CRM поможет отследить путь клиент, найти проблемные места и устранить недочеты. Бухгалтерские сервисы помогут сократить расходы на бухгалтерию, если вы не отдали ее на аутсорс. Таск-менеджеры помогут учитывать рабочее время сотрудников и использовать его рационально. Все эти программы точно окупаются и помогают оптимизировать расходы бизнеса — если подходить к их выбору ответственно.
Читайте также:
Топ-6 планировщиков задач, разработанных в России для российского бизнеса
Если вы в основном привлекаете клиентов через «ВКонтакте», а «Одноклассники» и канал на площадке «Дзен» ведете просто чтобы они были — подумайте, точно ли вам это нужно? Если вы нанимаете специалистов для работы в этих соцсетях, но 80 % клиентов приносят вам 20 %, затраченные на «ВКонтакте» — решение очевидно.
Посчитайте, что выгоднее в вашем случае: контекстная или таргетированная реклама, какой инструмент приводит более теплые и качественные лиды, откуда больше закрывается сделок. Предположим, выгоднее оказалась таргетированная реклама. Есть две возможности оптимизировать расходы бизнеса — либо совсем отказаться от контекстной рекламы, либо перераспределить рекламный бюджет. Например, сократить расходы бизнеса на «Яндекс.Директ» на 50 %, и 20 % из них перенаправить на рекламу в социальных сетях. А освободившиеся 30 % вообще пустить на другие нужды.
Вам нравится все новое и красивое, и каждый год вы делаете ремонт в офисе, покупаете новый текстиль и посуду. Но есть время разбрасывать камни, а есть — собирать. Откажитесь от обновлений «по желанию», меняйте только то, что действительно необходимо, жизненно необходимо. Это может существенно сократить расходы вашего бизнеса.
Ваш офис не обязан быть таким, ни по расположению (Москва-Сити), ни по обстановке
Вместо покупки рекламы в тематических сообществах обменивайтесь гостевыми постами или репостами. Для проведения мастер-класса по приготовлению стейков в вашем кафе пригласите участвовать магазин посуды и бытовой техники, например, электрогрилей. Так ваши маркетинговые затраты будут меньше, а доступ вы получите к более широкой аудитории. Это не просто сокращение бизнес-расходов, а двойная польза.
Пример простейшей коллаборации: обмен ссылками между экспертами или сообществами схожей тематики
Как правило, в этот раздел помещают все расходы, которые прямо не связаны с получением прибыли. Поездки сотрудников на такси, закупка канцтоваров, затраты на содержание столовой правильного питания для сотрудников, подарки на дни рождения и праздники — много интересного можно найти именно в этом разделе. Творчески поработайте над ним. Возможно, есть смысл более экономно расходовать бумагу, содержать не 7, а 3 принтера, а вместо содержания собственной столовой организовать доставку питания или поставить «обедомат», он же венд-кафе. Это будет вполне разумное сокращение бизнес-расходов.
Если у вас офлайн-бизнес, например, сеть цветочных магазинов, советуем рассчитать рентабельность каждой точки и закрыть те, которые работают в ноль или даже приносят убыток. Грамотное сворачивание неэффективных точек и сокращение расходов бизнеса на их содержание — не признак утраты компанией рыночных позиций. А признак здорового взрослого отношения к собственному бизнесу.
Читайте также:
Как бизнесу работать в кризис с максимальной эффективностью
Работа с действующими лояльными клиентами всегда минимум на 30 % дешевле, чем привлечение новых. Если жизненный цикл вашего товара предполагает покупки хотя бы
Так, небольшой компании для работы достаточно бесплатного варианта Trello. Для совместной работы над документами можно использовать полностью бесплатные облачные сервисы «Яндекс.Документы» или Google Docs. Для разработки простого сайта-визитки компании, возможно, достаточно конструктора Tilda (только домен купите свой, иначе бизнес будет выглядеть несерьезно). Создавайте видео для соцсетей в программе Supa, активно используйте для общения с командой и клиентами бесплатный мессенджер Telegram. Для экономии времени и средств при работе с соцсетями используйте сервис отложенного постинга SMMplanner — все это поможет сократить бизнес-расходы, и весьма существенно.
Грамотное использование онлайн-сервисов сэкономит и ресурс, и средства
Читайте также:
Бизнес в Telegram: результаты опроса о предпочтениях телеграм-пользователей
Если вы используете кредитные средства, проверьте, имеете ли вы право на кредитные каникулы. В 2022 году российское правительство для поддержки бизнеса утвердило перечень отраслей, пострадавших от санкций. Это, в том числе, производители одежды, мебели, IT-компании, салоны красоты, гостиницы, кафе, рестораны, химчистки и прачечные. Они могут рассчитывать на кредитные каникулы, если обратятся в банки до 30 сентября 2022 года.
Многие другие отрасли имеют право рефинансировать на лучших условиях кредиты, договор о выдаче которых заключен до 1 марта 2022 года. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы сократить бизнес-расходы — на полгода кредитных каникул или же на все время выплаты кредита при его рефинансировании.
Переход на электронный документооборот затратен — но потом ЭДО позволяет экономить на закупке канцтоваров и расходников для принтеров. И, конечно, за счет более эффективного использования рабочего времени сотрудников и отсутствия необходимости содержать архив для хранения бумажных документов.
ЭДО — рациональный выбор современного бизнеса
Иногда компании, с которыми вы работаете долго, начинают относиться к выполнению своих обязанностей с прохладцей — отслеживайте такие моменты, обновляйте договоренности, чтобы не платить за товары или услуги, теряющие в качестве. Еще лучше работайте сразу с несколькими поставщиками однотипных продукции или услуг. В этом случае если один поставщик подведет, то ваша компания не останется ни с чем и не пострадает.
Читайте также:
Как вести бухгалтерию, работая с маркетплейсами «Вайлдберрис», OZON и «Яндекс Маркет»
Никакой бизнес не может обойтись без банковских услуг. Отсматривайте актуальные предложения, ищите банки, которые предлагают спецпроекты и специальные условия для малого и среднего бизнеса. Сравнивайте, считайте, выбирайте то, что наиболее выгодно вам здесь и сейчас — и за счет этого сокращайте бизнес-расходы.
В любом бизнесе чаще или реже встречаются такие клиенты, которые выедают мозг чайной ложечкой, требуют повышенного внимания и особых условий, заключая минимальные контракты/оформляя минимальные заказы.
Посчитайте, насколько выгодны такие клиенты вашему бизнесу — с учетом стоимости рабочего времени сотрудников, может оказаться, что они приносят бизнесу не доход, а убыток. Возможно, более рационально перенаправить усилия сотрудников на работу с другими клиентами. Фактически это тоже будет сокращением неэффективных бизнес-расходов.
Читайте также:
Как и зачем проверять контрагента бизнеса
Подготовили короткую анкету, которая поможет вам найти возможности для сокращения расходов бизнеса. Просто ответьте себе на эти вопросы:
Проанализировал ли я документы компании и знаю ли точно, куда и сколько уходит денег?
Может ли моя компания работать в меньшем по площади офисе?
Кто из сотрудников компании может эффективно работать на удаленке?
Что я уже передал на аутсорсинг, какие еще непрофильные задачи могу передать сторонним организациям?
Есть ли ситуации, когда я могу покупать технику «из вторых рук»?
Какие инструменты для автоматизации бизнес-процессов я использую, и какие еще процессы в принципе можно автоматизировать?
Знаю ли я эффективность каждого канала продвижения бизнеса?
Что необязательного я закупал для бизнеса в последние
Часто ли я использую кросс-маркетинг вместо прямой покупки рекламы, использую ли вообще?
Какие расходы бизнеса заложены в статью «Прочие», насколько они обоснованы?
Все ли мои торговые точки/отделения/филиалы рентабельны?
Достаточно ли активно моя компания работает с лояльной аудиторией, с действующими клиентами?
Все ли бесплатные или недорогие возможности онлайн-сервисов использует моя компания?
Имею ли я право на кредитные каникулы или рефинансирование действующих кредитов?
Внедрен ли в моем бизнесе электронный документооборот?
Насколько выгодные условия предоставляет бизнесу банк, с которым сотрудничает компания?
Есть ли у компании клиенты, которые по факту приносят не прибыль, а убыток?
Устраните все, что не нужно здесь и сейчас, а также не приносит прибыли.
Подпишитесь на ежемесячную рассылку Workspace
Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.
Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.
