Всем привет! Меня зовут Игорь, я — автор блога Workspace и жуткий прокрастинатор. Чтобы работать эффективно, мне приходится постоянно себя дисциплинировать.
Несмотря на то, что я фрилансер, статья будет полезна для наемных сотрудников, их руководителей и людей, которые учатся чему-то новому. Люди, которые работают в компаниях, смогут стать эффективнее, чтобы выполнять планы, а не заниматься самоедством. Руководители смогут взглянуть на проблемы эффективности подчиненных и помочь им достичь лучших результатов. Учить что-то новое — та же самая работа.
За два года фриланса я прочитал и посмотрел десятки материалов для развития навыка продуктивной работы. Дело в том, что сначала я вообще не мог работать на дому — прокрастинировал как мог. Поэтому раз за разом приходилось устраиваться в офис, хотя всегда хотелось свободы выбора: брать интересные задачи, работать в удобное время и самому определять объем работы. Это к тому, чтобы вы поняли, что тема для меня злободневная.
На основе изученных материалов я выработал свой подход к работе. Благодаря определенным техникам, я постепенно стал работать эффективнее и выдавать приемлемые результаты. Но я и дальше прокачиваю эти навыки, потому что хочу стать еще продуктивнее.
Свою систему повышения эффективности для вас я разбил на отдельные советы, потому что это наиболее удобная структура для восприятия. Все советы взаимосвязаны между собой и лучше работают в комплексе.
Дело в современных открытиях нейробиологии, связанных с работой дофамина. Если кратко, после получения вознаграждения у человека на короткое время происходит всплеск гормона. После всплеска, общий уровень дофамина снижается и становится меньше, чем был. То есть, когда человек выполнил какую-либо задачу или получил награду за свой труд, он немного радуется, а потом становится чуть менее мотивированным, чем до ее выполнения.
Об этом рассказывает профессор нейробиологии Эндрю Хуберман в своем подкасте Huberman Lab. Чтобы не смотреть весь эпизод на английском, нашел любительский перевод на YouTube — это отрывок подкаста, где говорится о механизме действия дофамина.
В чем суть: нельзя работать, предвкушая результат, будь то вечерний отдых, галочка напротив закрытой задачи или быстрое получение гонорара за задачу. Если так делать, образуется дофаминовая петля, в которой после каждого результата общий уровень дофамина будет падать. Это приведет к тому, что вы измотаетесь и утратите мотивацию. Откажитесь от «сахарка», которым вы будете поощрять себя после того, как отмучаетесь на работе. Если хотите отдохнуть — отдыхайте, но не потому что вы много поработали и вы молодец.
Нужно научиться получать удовольствие от работы и не ждать награды, чтобы не попасть в дофаминовую петлю.
Это сложный навык, который постепенно придет через значительный период времени. Вопреки популярному мифу, на формирование полезной привычки уйдет больше, чем 21 день. Все люди со своими особенностями, но на закрепление новой привычки может уйти до
Какую пользу вы получаете от работы:
помогаете вашей организации и коллегам,
закрываете потребности клиентов,
становитесь более опытным специалистом,
бросаете вызов себе, пробуждаете соревновательный дух.
Думайте об этом, чтобы научиться любить работу.
Наверное, нужно быть монахом, чтобы начать работать, не заходя в соцсети. При этом, лучше свести к минимуму потребление лишнего контента до начала работы, чтобы не расхолаживать себя. Мы просыпаемся утром с ясной головой и наибольшим запасом энергии, поэтому лучше как можно раньше «загрузить» в мозг рабочую программу.
Даже если вам нужно отвлечься, куда-то отойти — откройте рабочую среду и проведите в ней хотя бы 5 минут. Пока мозги не увлеклись чем-то более интересным и легким, они с удовольствием займут себя текущей задачей.
Вы прокрастинируете, когда упиваетесь мотивационными видео. Аналогичное происходит, когда вы изучаете информацию, которая находится в контексте задачи, но не влияет на ее решение. Например, вместо того, чтобы что-то кодить на Python, вы прокрастинируете, читая статью: «5 лучших библиотек для машинного обучения на Python». Бывает, что нужно отдохнуть, — не лгите себе и воспринимайте подобное занятие как отдых. Если вы чем-то заняты, а задача стоит на месте, — вы не занимаетесь продуктивной деятельностью.
Придумайте творческий подход к решению задачи. Например, мне поступило задание: написать гайд о повышении продуктивности. Чтобы было интереснее решить эту задачу, я добился разрешения у редакции обернуть статью вокруг личного опыта.
Тем самым, я убиваю двух зайцев:
эффективнее помогаю читателям, ведь все советы проверены на практике,
рассказываю о своем опыте, мне еще интереснее писать.
Мой органайзер — мой маяк, который не дает угодить в пучину неопределенности. Планирование дел бережет от ненужных раздумий.
Я немного пробовал вести дела в разных онлайн-сервисах, но в итоге пришел к самодельному документу в Google-таблицах. В нем все заточено под меня: покажу его и расскажу, почему он так устроен.
Так выглядит мой рабочий органайзер, который полностью меня устраивает
У органайзера календарный вид, поэтому он более наглядный, чем списки дел. Выполненные задачи никуда не пропадают: к ним можно вернуться, чтобы что-то доделать, а так же можно посмотреть, сколько дел уже сделано. В таблице заранее проставлены дедлайны по разным задачам, которые держат меня в ритме.
Подсчет рабочего времени помогает отслеживать эффективность в рамках дня и недели. У меня есть свои KPI — не менее 6 часов работы в рабочий день и не менее 30 часов работы в неделю. Такой контроль мотивирует меня работать и не тратить время впустую. В этом есть небольшой элемент геймификации — рабочее время воспринимается мною как игровые очки.
Большая часть моей работы сосредоточена в Google Docs, поэтому мне удобно вести дела в Google-таблице. Я могу ссылаться на свои рабочие документы прямо в таблицу и оттуда же переходить в работу с документом. Ссылка на органайзер висит у меня в закладках браузера.
Я могу обратиться в органайзер, чтобы оценить время выполнения той или иной задачи. Благодаря этим данным, я могу спрогнозировать, сколько времени у меня уйдет на подобную задачу, чтобы грамотно поставить дедлайн. Также я могу оценить, насколько выгодно мне было работать над тем или иным проектом, посчитав стоимость часа работы.
В таблицу можно добавить ссылки на другие полезные инструменты: например, на онлайн-секундомер, который нашел в интернете. Мне не нравится техника Pomodoro, потому что меня может что-то отвлечь от рабочего процесса. Например, мне может кто-нибудь написать с чем-нибудь срочным — я поставлю секундомер на паузу, отвечу и вернусь, включив секундомер. Работать, не отвлекаясь вообще, не получается.
Раньше органайзер выглядел чуть иначе: какие-то опции не прижились, какие-то добавились. Например, раньше я записывал итоговое время, которое уходило на готовую задачу. Мне это показалось занудным и не очень полезным, поэтому такая «фича» отвалилась сама собой. Также я записывал, сколько я заработал за час выполнения той или иной задачи. Сейчас я так не заморачиваюсь, просто веду учет доходов и расходов. Кстати, P&L-таблицу я не веду скрупулезно. Мне достаточно знать, сколько я заработаю за месяц, чтобы примерно планировать свои расходы.
Диана Гомонова
PR-менеджер сервиса для управления задачами и проектами WEEEK
«Если рабочий органайзер в виде „Google Таблиц“ вам не подходит, вы хотите автоматизировать процессы, например, получать уведомления о статусе задач или чтобы они перемещались самостоятельно на другие дни, можно попробовать вести онлайн-ежедневник.
Это сервис, в котором удобно планировать личные дела и управлять командными проектами. Вот несколько причин, почему онлайн-ежедневник повышает продуктивность и эффективность во время рабочего дня:
Вы экономите время. Все задачи в онлайн-ежедневнике распределены по дням недели и видны на одном экране. Вам не нужно переносить их вручную из ячеек таблицы или переписывать на новые листы в блокноте.
Вы знаете, кто работает над задачей и какой у нее статус. За каждой задачей закреплен исполнитель, ответственный за нее. Поэтому если появляются вопросы, можно задать их исполнителю прямо в задаче — история переписки сохраняется и доступна в любой момент.
Вы всегда в курсе, что происходит с задачами коллег. Если у задачи поменялся статус или дедлайн, вы узнаете об этом из уведомлений. Они приходят не только в самом приложении, но и на почту или в мессенджер.
Можете попробовать онлайн-ежедневник от WEEEK — это удобный российский сервис с тремя режимами работы в виде месячного и недельного календарей, канбан-доски и списка задач. В нем можно работать самостоятельно и с командой».
Так выглядит окно с задачами в режиме календаря WEEEK
Читайте также:
Как планировать дела на день
Мне лучше всего работать утром и днем — вечером думать тяжелее. Наш организм устроен так, чтобы быть активным в дневное время суток.
Думаю, что люди, которые работают поздним вечером и ночью, прокрастинируют в течение дня. Это проблема, которую я пытаюсь решить в себе. Моя задача: уместить 6 часов интенсивной работы во временной отрезок в 9 часов. То есть, останется 3 часа на перерывы между рабочими сессиями и свободный вечер. На первый взгляд легко, но на практике оказывается куда сложнее.
Заранее планируйте рабочий день, чтобы знать — чем и в какое время вы будете заниматься. Даже если не получится строго следовать режиму, вы все равно отработаете эффективнее.
Если вы фрилансер, ведите один органайзер и для рабочих, и для бытовых дел. Если не получается сосредоточиться на работе в течение длительного периода времени, разбавьте рабочий процесс домашней рутиной или отдыхом. Например, поработали какое-то время, потом сходили в магазин или помыли посуду. Главное, чтобы вы смогли вернуться к выполнению задачи.
Не бросайтесь выполнять новые поручения, если они занимают большой промежуток времени. Лучше сразу предупредите человека о том, что запишете себе задачу и вернетесь с ее выполнением к определенному моменту.
Читайте также:
Что такое таск-менеджер и зачем его использовать в компании
Нужно некоторое время, чтобы снова сконцентрироваться на рабочем процессе. По результатам исследования профессора Глории Марк, человеку нужно около 23 минут, чтобы снова полноценно погрузиться в рабочий процесс. Правда, исследования проводились с помощью простого наблюдения, без отслеживания показаний работы мозга испытуемых. Непонятно, стоит ли принимать их всерьез.
Чем дольше вы находитесь вне контекста вашей задачи, тем дольше вы будете в него погружаться. Поэтому, если вы и планируете сделать достаточно большой перерыв, старайтесь в это время не потреблять информацию из других источников, чтобы быстрее погрузиться в контекст рабочей задачи. По своим ощущениям, я «въезжаю» в задачу минут за 15 и столько же времени из нее «выезжаю».
Если вы фрилансер, заранее приготовьте себе покушать, купите сладостей и кофе. Обеспечьте себе комфорт, чтобы вас не отвлекал холод из раскрытого окна. Постарайтесь минимизировать внешние раздражители. Если вам надоело работать на дому — сходите в кафе или коворкинг.
При работе в офисе, предупредите коллег, что в течение некоторого времени вас лучше не тревожить. По этой причине, в офисах часто практикуют «тихий час», когда специалисты не контактируют между собой и заняты исключительно своими задачами.
Осознанное мышление или mindfulness — все более популярная практика, которую позаимствовали из буддизма. Смысл заключается в освобождении сознания от мыслей, которые тратят рабочий ресурс мозга и могут приносить вред. Практика осознанности позитивно влияет на концентрацию, качество отдыха, а также эффективность.
Например, научно доказано, что регулярные практики медитации увеличивают переднюю поясную кору мозга. Именно эта часть мозга отвечает за принятие решений, внимание и управление импульсивностью. Еще одно исследование показывает, что ежедневная практика медитации по 20 минут в день положительно влияет на внимание после первых 5 дней.
Если вы плохо поработали — не вините себя, не тратьте на это силы. Зафиксируйте это и постарайтесь отработать лучше в другой рабочий день. Вы не изменитесь за один день, все приходит постепенно.
Читайте также:
9 советов, как не профакапить дедлайн
Если вас посетила какая-то идея, которая не относится к выполнению текущей задачи — освободите разум, записав ее. Если у меня происходит нечто подобное, я останавливаю таймер и фиксирую идею. При записи, идею нужно развить максимально — ровно до того момента, как вы выразите все мысли по этому поводу. Как только я ловлю себя на том, что напрягаюсь, чтобы развить идею — я перехожу к работе.
Можно положить рядом блокнот, чтобы сразу к нему обратиться. Я использую специальный Google-документ, который висит у меня в закладках.
Старайтесь фиксировать импульсивные позывы. Не бегите их выполнять — поработайте еще. Так вы будете постепенно переучивать себя отвлекаться от рабочего процесса из-за каждого пустяка.
Представьте, что начало выполнения задачи — это точка А, а ее выполнение — это точка Б. Двигайтесь при выполнении задачи из точки А в точку Б, никуда не заворачивая. Если чувствуете, что устали, отдохните. Можете отдохнуть, занимаясь чем-нибудь, косвенно связанным с задачей. При этом отдавайте себе отчет, что задача стоит на месте.
Читайте также:
Что делать проджект-менеджеру чтобы эффективнее управлять проектами
Если у вас возникли сложности с выполнением задачи — обратитесь к людям, которые могут вам помочь с ее выполнением. Главное уважать рабочее время коллег и не бегать к ним по пустякам. Сложные моменты в выполнении задачи резко снижают продуктивность и дают мощный толчок к прокрастинации.
Изучите возможности ваших рабочих инструментов, чтобы работать эффективнее. Например, я использую горячие клавиши Google-документов, потому что они значительно ускоряют процесс работы. Давно не манипулирую мышью при выделении и переносе текста — это гораздо быстрее и удобнее делать на клавиатуре.
Это еще одна причина, из-за которой полезно засекать рабочее время. Постарайтесь отследить, насколько долго вы можете сконцентрироваться над выполнением задачи и постепенно увеличивайте этот показатель. Вначале меня хватало на 10 минут. Сейчас могу погрузиться в задачу на 40 минут и не стремлюсь останавливаться на этом показателе.
Отсутствие здорового сна не только негативно влияет на силы и концентрацию, но и разрушает организм. Рекомендую в свободное время ознакомиться с лекцией Вячеслава Дубынина на YouTube — она идет 2 часа, но Вячеслав отличный рассказчик. Проблемы со сном могут стать причиной серьезных проблем со здоровьем. Например, постоянный недосып напрямую влияет на развитие болезни Альцгеймера.
Старайтесь разнообразить ваше свободное время. Даже если у вас семья и дети, посещайте разные места, придумывайте разные занятия. Чем больше красок будет в вашем калейдоскопе жизни, тем качественнее вы будете восстанавливаться от работы. Даже если вам нужно поехать куда-то по делам — воспринимайте это как приключение, которое отвлечет вас от поднадоевшей, но приятной работы.
Эта рекомендация очень банальная. Можно еще написать «спорт — это жизнь», чтобы пустить ему пулю в лоб. Но все так и есть — регулярная практика физических тренировок укрепляет концентрацию и мотивацию. Каждая тренировка стимулирует положительный выброс ряда гормонов, но она должна быть достаточно долгой. Если совсем тяжело, начните хотя бы с 5 минут в день и подберите для себя наиболее комфортное упражнение. После постепенно увеличивайте время тренировок — вам начнет нравиться.
Постарайтесь употреблять поменьше глюкозы — так организм не будет получать много легкодоступной энергии, а потом выпадать в осадок. Будет совсем здорово, если ваш выбор еды будет основываться на пользе от пищи, а не получении сиюминутного удовольствия. Вкусная еда нарушает контроль потребления пищи и общую дисциплину из-за сильного дофаминового отклика.
Например, всем известный серотонин производится из триптофана. В достаточных количествах триптофан содержится лишь в некоторых продуктах, например, в орехах. Чтобы серотонин был в достатке, нужно либо потреблять его из продуктов, либо пить в качестве добавки. А кто вообще знает о том, что нужно пополнять запасы триптофана, чтобы серотонин производился в нормальных количествах? Если смотреть шире, таких примеров могут быть десятки.
Займитесь какой-нибудь рутиной в перерыве между рабочими сессиями. Например, можете протереть пыль, прогуляться, что-нибудь приготовить. При работе в офисе тоже нужно периодически выходить с рабочего места, чтобы дать голове отдохнуть.
Главное — не перегружать мозг лишней информацией. Если хочется на что-то отвлечься, лучше посмотреть длинное видео на YouTube, чем просмотреть десятки тик-токов. При просмотре большого количества «быстрых» видео каждый раз будет меняться контекст. Дофамин стимулируется при ощущении новизны, поэтому большое количество коротких видео влияет на вас более пагубно, чем один длинный ролик.
Скорее всего, не все мои советы вам подойдут — создайте свою методику, которая будет заточена исключительно под вас. Вводите дисциплины постепенно — нужно, чтобы эти инструменты помогали вам, а не раздражали каждый раз.
Главный инсайт — нельзя повысить продуктивность только в работе, не касаясь других жизненных аспектов. Продуктивность в работе напрямую зависит от дисциплины. Дисциплина — это навык, который лучше всего прокачивается комплексно.
Подпишитесь на ежемесячную рассылку Workspace
Отлично! Мы отправили письмо на указанный вами электронный ящик с инструкцией по подтверждению.
Если письмо с подтвержением вашего e-mail не будет получено в течение 10 минут, пожалуйста, проверьте папку СПАМ в соответствующем почтовом ящике.
